Administrer les bases

Espaces → Bases de connaissances — la tuile Bases de la barre latérale. Un administrateur y voit toutes les bases de l’instance — inactives, système et orphelines comprises — et peut les modifier, les partager et les supprimer, sans limite de nombre.

Lire la page

En tête, le volume total : taille, nombre de bases, nombre de documents — suivi d’un résumé des bases en cours, en échec et à vérifier, quand il y en a. Dès deux bases, des filtres par source, un champ Filtrer (nom, assistant, personne…) et un menu Trier par.

Chaque carte porte :

• des pastilles : Système, Partagée avec vous, Inactive ;
• l’état de la base, mis à jour en direct : synchronisation en attente ou en cours avec sa progression, indexation en cours, À jour ou Prête, documents à vérifier, échec avec son motif. Une pastille de couleur au coin du logo de la source le résume : vert, bleu, ambre, rouge ;
• le volume, le nombre d’utilisations — ou « jamais utilisée » ;
• le nombre d’assistants liés, qui y a accès, le bouton Modifier (Ouvrir pour la base système) et ↻ pour relancer une synchronisation.

Cliquer une carte affiche, à droite, le schéma de la base — sous la carte sur un écran étroit : ce qui l’alimente, son moteur d’indexation, son état, les assistants qui l’interrogent et qui y a accès. Modifier ouvre sa fiche, en pleine page, en trois questions — ce qu’elle contient, d’où viennent ses documents, qui s’en sert ; tout s’y enregistre seul. Réindexer et le détail des extraits sont dans sa section Avancé ; Supprimer cette base est dans le menu … à côté du titre.

Une base indexée mais peu exploitable — scans sans texte, presque rien à lire, plusieurs versions d’un même document, surtout des tableaux, ou un fourre-tout très volumineux — porte la pastille À améliorer ; son infobulle nomme les points, et un clic mène à leurs conseils sur la fiche.

Une base sans créateur affiche Système comme propriétaire.

Les bases « Uniquement pour moi » n’y figurent pas. Un créateur peut réserver une base à lui seul : aucun administrateur ne la voit, ne la modifie, ne la partage, ne la coche dans le chat ni ne l’interroge à travers un assistant — et seul son créateur peut retirer l’option. Dans les écrans d’ensemble (Coûts → Consommation, le moteur d’indexation), elle reste comptée sans son nom. Elle est supprimée avec le compte de son créateur. Les sauvegardes de l’instance la contiennent : la règle vaut dans MIA, pas pour qui détient le serveur ou ses sauvegardes.

Désactiver une base

Ouvrez sa fiche et coupez l’interrupteur Active, à côté du titre. Elle n’est plus consultée par les assistants ni proposée dans le chat, sans message pour personne. Sa synchronisation, elle, continue. Préférez la désactivation à la suppression tant que vous n’êtes pas sûr.

Supprimer une base

… à côté du titre de sa fiche, Supprimer cette base : « Supprimer la base « X » et tous ses documents ? Les assistants liés perdront cette source. Action irréversible. »

Réindexer une base — et changer de modèle d’embedding

Réindexer, dans la section Avancé de la fiche de la base, recalcule l’empreinte de tous les documents à partir des textes déjà extraits, en tâche de fond. Utile après une panne du moteur d’indexation, ou pour changer de moteur.

1. Ouvrez la fiche de la base, puis la section Avancé : Réindexer avec présélectionne le Modèle d’embedding actuel.
2. Gardez-le, ou choisissez-en un autre parmi ceux dont la clé est enregistrée dans Modèles IA → Fournisseurs et modèles. Le texte sous la liste dit ce qui va changer.
3. Cliquez Réindexer la base, puis confirmez : « Réindexation lancée — suivez l’avancement sur les documents de la base. » — avec le nom du nouveau modèle quand vous en avez changé.

Pendant l’opération, la base reste interrogeable : par les mots, le temps que ses documents retrouvent leurs empreintes. La réindexation est décomptée à nouveau, hors quota. Elle ne répare pas un document en échec d’extraction : il faut le supprimer et le redéposer.

Si le modèle actuel n’apparaît pas dans la liste, la clé de son fournisseur n’est plus enregistrée : la base ne peut plus calculer ses empreintes et ne répond que par les mots. Réindexez-la sur un modèle disponible.

Il n’existe pas de réindexation globale : chaque base se relance depuis sa fiche, ou depuis Vérifier la base vectorielle — qui garde, elle, le modèle actuel.

Vérifier une base de près. La même section Avancé montre ses extraits vectorisés : chaque extrait tel qu’il est enregistré, document par document, avec la mention Vectorisé, Sans vecteur ou Vecteur non vérifié. Utile pour constater qu’une indexation est incomplète, ou comprendre pourquoi une question ne remonte pas le passage attendu.

Reprendre les bases d’un créateur parti

Quand un créateur est supprimé, ses bases restent, sans créateur : elles continuent de servir aux assistants liés, et seuls les administrateurs peuvent les gérer. Pour en confier une à un autre créateur, partagez-la-lui avec peut modifier. Ses bases Uniquement pour moi, elles, sont supprimées avec le compte : elles ne servaient qu’à lui.

La base système

La base de l’assistant MIA : mode d’emploi porte le badge Système. Elle est alimentée par les guides de MIA et mise à jour à chaque déploiement. Seule Réindexer est possible ; toute autre modification est refusée.

Point de vigilance : le contenu partagé

Une base — surtout synchronisée depuis un dossier — est une copie : quiconque y a accès, ou dialogue avec un assistant qui la consulte, peut en obtenir le contenu, quels que soient ses droits sur les fichiers d’origine. Vérifiez les partages des bases sensibles, et les groupes des assistants qui les consultent.

En cas de problème

Ce qui arrive	Quoi faire
+ Nouvelle base grisé — « Configurez une clé API d’embedding »	Enregistrer une clé OpenAI, Mistral ou Gemini dans Modèles IA → Fournisseurs et modèles.
« Aucun modèle d’embedding disponible… »	Même cause.
« Modèle d’embedding indisponible : la base n’a pas été réindexée. »	La clé du fournisseur choisi a été retirée entre-temps. Rouvrir Avancé et choisir un modèle de la liste.
Une base est « Inactive » sans que personne ne l’ait voulu	Son créateur ou un co-gestionnaire l’a désactivée. La réactiver.
« Base système : … Seule la réindexation est possible. »	La base de l’assistant d’aide ne se modifie pas.