Les bases de connaissances

Les bases de connaissances sont créées par les créateurs ; l’administrateur les rend possibles — une clé d’indexation, des sources en ligne configurées —, garde la main sur toutes celles de l’instance et surveille leur indexation. Les bases s’ouvrent par la tuile Bases de la barre latérale (Espaces → Bases de connaissances) ; les identifiants des sources en ligne se règlent dans Administration → Capacités → Sources synchronisées.

À quoi ça sert

Une base bien tenue, c’est un assistant qui répond juste, sur vos procédures, votre catalogue, vos accords. Une base mal indexée, c’est un assistant qui répond de mémoire sans que personne ne s’en aperçoive. Ces réglages évitent le second cas.

Comment ça marche

Ce qu’il faut pour créer une base. Un moteur d’embedding — le calcul de l’empreinte de sens des extraits —, fourni par une clé OpenAI, Mistral ou Gemini enregistrée dans Modèles IA → Fournisseurs et modèles. Sans l’une de ces clés, le bouton + Nouvelle base est grisé pour les créateurs ; un administrateur peut toujours brancher un cerveau MyBrain, qui n’a rien à indexer. Le moteur est choisi base par base, à la création ; il se change ensuite par Réindexer, dans la section Avancé de la fiche de la base, qui recalcule toutes les empreintes avec le nouveau modèle. La même section montre les extraits vectorisés de la base, un par un, avec leur empreinte.

Le découpage et la description des images passent par le LLM par défaut : un modèle vision en défaut permet d’indexer les images.

Qui crée, qui voit.

	Créer	Voir
Créateur	Jusqu’à 5 bases	Les siennes, et celles qu’on lui partage — directement ou par un groupe
Utilisateur	Non	Celles partagées avec l’un de ses groupes
Administrateur	Sans limite	Toutes, y compris inactives et orphelines

Il n’y a pas de droit « bases » dans les groupes : l’accès se donne par le partage de chaque base, à des personnes ou à des groupes. Une base liée à un assistant sert à tous ses utilisateurs, même sans accès direct à la base — sauf un cerveau MyBrain, qui n’est interrogé que pour les membres des groupes à qui il est partagé.

Le cerveau MyBrain, une base en direct. Le wiki d’équipe MyBrain se branche comme une base dont le contenu reste dans MyBrain : MIA l’interroge à chaque message, sans rien copier, avec une clé d’API émise dans MyBrain. Il peut être coché par défaut pour certains groupes.

Les limites sont fixes : 20 documents déposés par base, 100 fichiers synchronisés, 3 bases cochées par conversation.

Au plafond du budget IA (mode « suspendre »), la synchronisation automatique se met en pause jusqu’au 1er ; « Synchroniser maintenant » et le dépôt de documents restent possibles, et comptés.

Le coût. L’alimentation — découpage, description des images, indexation — est décomptée hors quota, au créateur de la base. Chaque question posée avec des bases coûte une petite recherche, dans le quota de celui qui la pose. Le détail par base est dans Coûts → Consommation.

La base système. L’assistant MIA : mode d’emploi s’appuie sur une base livrée avec MIA, badge Système : on ne peut que la réindexer.

Configurer

Réglage	Où	Effet	Page
Clé OpenAI, Mistral ou Gemini	Modèles IA → Fournisseurs et modèles	Rend la création de bases possible	Enregistrer les clés API
Toutes les bases : désactiver, reprendre, supprimer	Tuile Bases de la barre latérale	La maîtrise du contenu	Administrer les bases
Clé Google, application Microsoft, rythme de synchronisation	Capacités → Sources synchronisées	Les dossiers en ligne	Configurer les sources synchronisées
État du moteur d’indexation	Maintenance → Diagnostic → Moteur vectoriel	Le diagnostic	Vérifier la base vectorielle
Cerveau MyBrain : adresse, clé, groupes, coché par défaut, peut nourrir	Tuile Bases → + Nouvelle base → carte Cerveau MyBrain	Le wiki d’équipe interrogé en direct	Brancher un cerveau MyBrain
Rôle Créateur	Personnes → Comptes	Qui peut créer des bases	Gérer les utilisateurs

Exemples de configuration

Démarrer. Une clé Mistral dans Fournisseurs et modèles : le bouton + Nouvelle base s’active pour les créateurs, avec Mistral comme moteur proposé.

Une base pour toute l’entreprise. Le créateur de Procédures RH la partage au groupe ★ Par défaut : chacun peut la cocher dans ses conversations.

Un catalogue synchronisé. Une clé Google dans Sources synchronisées, un dossier Drive partagé par lien : la base Catalogue produits se met à jour toutes les 10 minutes.

Un départ. Avant de supprimer le compte d’un créateur, vous vérifiez ses bases : elles resteront, sans créateur, gérables par les seuls administrateurs.

Le wiki d’équipe pour les consultants. Une clé « lire » créée dans MyBrain, la carte Cerveau MyBrain, le groupe Consultants coché et coché par défaut : chaque nouvelle conversation d’un consultant interroge le cerveau, et les réponses citent ses fiches.

Vérifier que tout fonctionne

• Maintenance → Diagnostic → Moteur vectoriel : le moteur est En ligne, chaque base Opérationnelle.
• Dans le chat, avec un compte du groupe concerné : la base se coche, et la ligne Recherche dans les bases de connaissances apparaît au-dessus de la réponse.

Voir aussi

• Les bases de connaissances, côté utilisateur
• Les assistants — qui consultent les bases
• Les connecteurs — les connexions Drive et OneDrive des créateurs
• La gestion des crédits — l’alimentation, hors quota