Gérer les utilisateurs

Administration → Personnes → Comptes. Les règles générales — rôles, groupes, héritage des droits — sont dans Les utilisateurs et les accès.

La liste

Cinq tuiles en haut de page : Comptes, Actifs, Inactifs, Admins et Quota ≥ 90 % — plus Démos et Démos épuisées dès qu’il existe un compte de démonstration (voir Comptes de démonstration). Cliquer une tuile filtre la liste ; re-cliquer revient à l’affichage complet.

Dessous, une recherche par nom ou e-mail, et trois filtres : rôle, statut, méthode de connexion. Les colonnes — Utilisateur, Rôle, Groupes, Quota mensuel, Activité — se trient par leur en-tête. Sous le rôle, la méthode de connexion : Google, Microsoft, Mot de passe, Admin local. Un compte qui se connecte de plusieurs façons — Google + Mot de passe — apparaît sous chacune dans le filtre.

La colonne Quota mensuel montre la consommation, le plafond et le pourcentage — barre orange à partir de 70 %, rouge à partir de 90 % —, l’origine du quota (Individuel, Groupes (max), Illimité) et sa valeur en euros.

Le bouton Copier les emails met dans le presse-papier les adresses des utilisateurs actuellement affichés, au format Prénom NOM <email> — prêt à coller dans un champ destinataires.

Approuver les nouveaux comptes

La carte Règles d’accès, sous les tuiles, vaut pour toute l’instance :

• Activer automatiquement les nouveaux utilisateurs — cochée sur une instance neuve. Décochée, chaque compte créé par Google ou Microsoft arrive inactif et doit être approuvé : la tuile Inactifs et l’alerte du tableau de bord les signalent. Pour approuver : Modifier, cocher Compte actif (peut se connecter et consommer), Fermer.
• Domaine e-mail de l’équipe — réservé à l’éditeur de MIA : il affiche le détail technique des nouveautés. Laissez-le vide.

MIA n’envoie aucun e-mail : prévenez vous-même la personne que son compte est actif.

Créer un compte

+ Nouvel utilisateur, en haut à droite, crée un compte qui se connecte par e-mail et mot de passe : Nom, Email, Mot de passe (8 caractères au moins), Rôle, Statut et Groupes — Par défaut est coché d’office. Le quota se règle après la création, en modifiant le compte. La case Compte de démonstration donne à la place une enveloppe de crédits qui ne se renouvelle pas — voir Comptes de démonstration.

Une personne qui se connecte par Google ou Microsoft n’a pas besoin d’être créée ici : son compte apparaît de lui-même à sa première connexion — actif ou en attente selon la règle d’accès ci-dessus. Il vous reste à régler son rôle, ses groupes et son quota. Créer quand même son compte ici, avec la même adresse, sert à les préparer avant sa venue : à sa première connexion, MIA y rattache son identité Google, ou son identité Microsoft si l’annuaire de votre organisation ou votre domaine est déclaré — voir Configurer la connexion. Si la connexion par mot de passe est désactivée, le mot de passe saisi ne sert à rien ; la fenêtre le rappelle.

Modifier un compte

Modifier sur sa ligne. La fiche s’enregistre seule ; Fermer la referme.

Réglage	Effet
Rôle	Utilisateur, Créateur — crée ses assistants, Administrateur — accès complet, et les rôles créés dans Personnes → Rôles — voir Gérer les rôles
Quota mensuel (k crédits)	Voir ci-dessous
Compte actif (peut se connecter et consommer)	Décoché, la personne ne peut plus se connecter
Groupes	Les droits et le quota qu’elle hérite
Réinitialiser le mot de passe	Seulement pour un compte qui a déjà un mot de passe

Le quota — attention à l’unité

Le champ se saisit en milliers de crédits par mois. Saisir 10 donne 10 000 crédits par mois, pas 10.

• Renseigné, il prime sur ceux des groupes, même s’il est plus bas. 0 bloque toute consommation.
• Vide, la personne reçoit le quota le plus élevé parmi ceux de ses groupes actifs. Elle n’est illimitée que si aucun de ses groupes ne définit de quota.

Le texte sous le champ dit d’où viendra le quota appliqué. Un changement vaut dès l’action suivante de la personne. Détails et exemples : Fixer les quotas.

Supprimer un compte

Supprimer ce compte, en bas de la fiche. Avant de confirmer, MIA affiche l’impact réel : conversations supprimées définitivement, assistants et bases de connaissances qui perdent leur créateur, partages qui tombent, synchronisations Drive ou OneDrive portées par ce compte qui casseront, connexions personnelles effacées — et le nombre de ses bases Uniquement pour moi, supprimées avec le compte (sans leur nom : elles ne se montrent qu’à lui).

Lisez cette liste avant de confirmer : l’action est irréversible.

• Un créateur laisse des assistants « créés par Système » : ses assistants personnels deviennent invisibles de tous. Partagez d’abord ceux à garder — voir Gérer les assistants.
• Les connexions Google et Microsoft sont effacées dans MIA, mais pas révoquées chez le fournisseur : la personne peut le faire depuis son compte Google ou Microsoft.
• Pour suspendre plutôt que supprimer, décochez Compte actif.

Déléguer la gestion des comptes

Un rôle qui coche Comptes dans Gérer les rôles ouvre cette page à des personnes qui ne sont pas administrateurs. Leurs gestes sont bornés :

• la liste Rôle ne propose que les rôles dont les droits sont compris dans les leurs — jamais Administrateur ; une phrase sous la liste le rappelle ;
• un compte aux droits plus larges que les leurs — un administrateur, par exemple — s’ouvre par Voir, en lecture seule ;
• sans Comptes — Créer ou Comptes — Supprimer, les boutons correspondants n’apparaissent pas.

Garder la main

Votre propre rôle ne se change pas depuis votre fiche, et votre propre compte ne se désactive ni ne se supprime : un autre administrateur s’en charge. Le compte d’administration locale (l’accès de secours) reste toujours administrateur. MIA ne vous empêche pas, en revanche, de désactiver le dernier autre administrateur : gardez toujours au moins deux administrateurs actifs.

En cas de problème

Ce qui arrive	Quoi faire
« Nom, email et mot de passe (8 car. min.) sont requis. »	Compléter les trois champs.
« Un utilisateur avec cet email existe déjà. »	Retrouver le compte par la recherche, et le modifier.
Une personne voit « Votre compte est en attente de validation par un administrateur. »	L’activation automatique est décochée : activer son compte.
Une personne est bloquée alors que son groupe a un quota élevé	Elle a un quota individuel, qui prime. Le vider ou l’augmenter.
« Votre propre rôle se change par un autre administrateur. »	Demander à un autre administrateur de changer votre rôle.
« Ce compte a des droits plus larges que les vôtres : seul un administrateur peut le modifier. »	Votre rôle gère les comptes, pas ceux qui le dépassent : passer par un administrateur.
« Vous ne pouvez pas donner ce rôle : il ouvre plus de droits que le vôtre. »	Choisir un rôle de la liste proposée, ou passer par un administrateur.