Les bases de connaissances

Une base de connaissances est une collection de documents — procédures, catalogues, accords, fiches produits — que MIA consulte avant de répondre. Elle retrouve les passages utiles par le sens, pas seulement par les mots exacts, et fonde sa réponse dessus.

À quoi ça sert

Un modèle d’IA ne connaît pas vos documents internes. Sans base, il répond de mémoire, en généraliste, et peut se tromper. Avec une base, il répond à partir de vos contenus : la bonne procédure, le bon tarif, la bonne clause — et le nom du fichier d’où vient l’information.

Comment ça marche

À l’alimentation. Chaque document déposé est lu, découpé en extraits de quelques paragraphes, puis vectorisé : chaque extrait reçoit une empreinte numérique de son sens. Une image est décrite par l’IA, et c’est sa description qui est indexée ; le fichier, lui, reste disponible pour l’outil image, qui peut le reprendre comme modèle. Tant que ce travail n’est pas fini pour au moins un document, la base apparaît grisée.

flowchart LR
  %% animer
  accTitle: Le trajet d'un document déposé
  accDescr: Chaque document est découpé en extraits, chaque extrait reçoit une empreinte de son sens, et l'ensemble rejoint la base.
  D["Document<br>déposé"] --> E["Extraits"] -- "vectorisés" --> EM["Empreintes<br>du sens"] --> BC@{ icon: "concept:bases-de-connaissances", label: "La base" }

À chaque message. Votre question est vectorisée à son tour, et MIA cherche dans chaque base cochée les extraits les plus proches par le sens. Elle les ajoute à la question envoyée au modèle, précédés du nom de leur fichier. Le modèle répond en s’appuyant dessus.

flowchart LR
  %% animer
  accTitle: Le trajet d'une question
  accDescr: La question reçoit son empreinte, la recherche rapproche les empreintes dans les bases cochées, et les extraits retrouvés partent avec la question vers le modèle, qui répond en citant le fichier source.
  Q(["Votre<br>question"]) --> RS["Recherche<br>par le sens"]
  BC@{ icon: "concept:bases-de-connaissances", label: "Vos bases<br>cochées" } --> RS
  RS -- "extraits + question" --> LLM@{ icon: "concept:modeles", label: "Modèle" } --> R(["Réponse,<br>source citée"])

D’où viennent les bases. Elles sont créées par les créateurs et les administrateurs, puis :

liées à un assistant, qui les consulte à chaque message, pour tous ses utilisateurs ;
ou partagées avec des personnes ou des groupes, qui peuvent les cocher dans leurs conversations.

Une base en direct : le cerveau MyBrain. Un administrateur peut aussi brancher le cerveau MyBrain de l’équipe, le wiki qui se tient à jour à partir des mails et des documents. Rien n’y est copié : MIA l’interroge en direct à chaque message, et la réponse cite ses fiches. Il ne sert qu’aux groupes choisis par l’administrateur — même à travers un assistant.

Trois façons de donner des documents à MIA, trois usages.

	Portée	Pour
Un fichier joint à un message	Ce message	Un document ponctuel, à analyser maintenant
Une base de connaissances	Toutes les conversations où elle est cochée ou liée	Un corpus de référence, stable ou synchronisé
Le connecteur Google Drive	Votre Drive, lu en direct avec vos droits	Retrouver et lire un fichier précis de votre Drive

Les limites. Trois bases cochées au plus par conversation, en plus de celles de l’assistant. Une base contient 20 documents déposés à la main, ou jusqu’à 100 fichiers synchronisés depuis un dossier. Un PDF scanné n’apporte rien : il n’y a pas de reconnaissance de caractères.

Le coût. Alimenter une base est décompté hors quota, à son créateur. Chaque question posée avec des bases coûte une petite recherche, comptée dans votre quota. Voir La gestion des crédits.

Les façons de s’en servir

Vous voulez…	Page
Faire répondre MIA à partir d’une ou plusieurs bases	Interroger ses bases de connaissances
Constituer une base et la donner à vos assistants (créateur)	Créer une base de connaissances
Tenir une base à jour depuis un dossier Google Drive — Drive partagés compris —, OneDrive ou SharePoint (créateur)	Synchroniser une base avec un dossier
Faire répondre MIA à partir du wiki de l’équipe, en citant ses fiches	Interroger le cerveau MyBrain
Faire entrer un compte rendu ou une décision dans le wiki de l’équipe, après validation	Proposer un texte au cerveau MyBrain
Garder une base pour vous seul, que même les administrateurs ne voient pas (créateur)	Réserver une base à vous seul

Ce que vous pouvez régler

En conversation : les bases que vous cochez, trois au plus. Certaines peuvent être cochées d’office pour votre groupe dans chaque nouvelle conversation ; elles se décochent comme les autres.
En tant que créateur : tout, sur vos bases — contenu, assistants liés, partage, synchronisation — et l’option Uniquement pour moi, qui réserve une base à vous seul : personne d’autre, pas même un administrateur, ne la voit ni ne s’en sert, même à travers un assistant.

Les bases que vous voyez dépendent de ce qu’on vous a partagé. Un utilisateur sans rôle de créateur reçoit les bases par ses groupes.

Exemples

Répondre à une question de procédure. Vous cochez la base Procédures RH et demandez « Quel délai de prévenance pour un congé sans solde ? ». MIA répond avec le délai et le document source. La ligne Recherche dans les bases de connaissances, au-dessus de la réponse, nomme la base interrogée.

Un catalogue toujours à jour. Un créateur synchronise la base Catalogue produits avec un dossier Google Drive. Chaque fiche ajoutée au dossier est indexée dans les dix minutes ; l’assistant Commercial répond avec les derniers tarifs, sans que personne ne redépose rien.

Croiser deux sources. Dans la même conversation, vous cochez Catalogue produits et Conditions générales : « Quelles garanties sur la gamme Pro, et sous quelles conditions ? ».

Des notes de frais scannées. Déposées en PDF image, elles s’affichent Sans texte et la carte de la base signale des documents à vérifier ; dans le chat, la base reste grisée, Aucun texte exploitable dans les documents. Il faut des fichiers dont le texte est sélectionnable.

Voir aussi

Les assistants — une base liée à un assistant sert à tous ses utilisateurs
Les connecteurs — lire un fichier de votre Drive sans l’indexer
Les outils — une présentation peut s’appuyer sur vos bases