Synchroniser une base avec un dossier

Une base synchronisée reprend le contenu d’un dossier en ligne et suit ses changements : un fichier ajouté, modifié ou retiré du dossier l’est aussi dans la base, sans que personne ne redépose rien.

Avant de commencer

• Une base à vous, ou qu’on vous a partagée avec peut modifier — voir Créer une base de connaissances.
• Pour un dossier Google Drive, l’une des deux voies :
  • Ma connexion Google Drive : votre Drive est relié dans Réglages → Comptes connectés — voir Relier un service ;
  • Clé API globale : le dossier est partagé en « Tous les utilisateurs disposant du lien », et votre administrateur a enregistré la clé de l’instance.
• Pour OneDrive, votre OneDrive relié dans Réglages → Comptes connectés. Pour SharePoint, une configuration faite par votre administrateur.

Étapes

1. Ouvrez la fiche de la base (Modifier sur sa carte, ou + Nouvelle base), question D’où viennent les documents, et choisissez Google Drive — ou OneDrive, SharePoint. Une source absente n’est pas encore configurée : la ligne sous les sources le dit.
2. Choisissez l’Accès au dossier :
   • Ma connexion Google Drive : Parcourir… ouvre l’explorateur sous le champ ; choisissez Mon Drive, Drive partagés ou Partagés avec moi, descendez jusqu’au dossier et cliquez Choisir ce dossier ;
   • Clé API globale : collez le lien du dossier, puis Tester.
3. Laissez cochée Synchronisation automatique, toutes les N minutes.
4. Sur une base existante, c’est enregistré : rien à valider. Pour une nouvelle base, cliquez Créer la base. Un premier cycle démarre aussitôt.

Résultat

La carte de la base montre où en est la synchronisation, en direct : la page se met à jour seule.

Sur la carte	Signification
Synchronisation en attente	Le passage est demandé ; il démarre dès que le serveur est disponible
Synchronisation en cours · 12 / 40	Le passage traite le 12ᵉ fichier sur 40, dont le nom s’affiche
À jour · il y a 4 min	Dernier passage réussi, documents interrogeables
N documents en échec ou sans texte	Le passage a réussi, mais des documents sont à vérifier
Synchronisation en échec	Le passage n’a pas abouti, le motif s’affiche. La base sert son dernier contenu
Synchronisation interrompue	Le passage s’est arrêté avant la fin. Relancez-le
Synchronisation en retard	Les passages attendus n’ont plus lieu

Le bouton ↻ de la carte relance un passage sans ouvrir la base.

Sur sa fiche, le panneau d’état, en tête, détaille : bilan du dernier passage — fichiers ajoutés, mis à jour, renommés, retirés, en échec, non repris —, prochain passage, nombre de documents interrogeables, et la liste des fichiers non repris avec leur motif. Synchroniser maintenant lance un passage sans attendre.

Chaque fichier repris suit ensuite les mêmes états qu’un document déposé à la main.

Ce qui est repris

• Les fichiers de formats acceptés, sous-dossiers compris, jusqu’à 50 Mo chacun.
• Les Google Docs, Sheets et Slides, convertis en Word, Excel et PowerPoint.
• 100 fichiers au plus : au-delà, les premiers par ordre alphabétique.
• Les ajouts, modifications, renommages, suppressions, sorties du dossier et mises à la corbeille.

Les documents déposés à la main dans la même base ne sont jamais touchés. Un document synchronisé, lui, se retire du dossier source, pas de la base.

Cas particuliers

• Un Drive partagé : Drive partagés liste ceux dont vous êtes membre. Ouvrez-en un, puis cliquez Choisir ce dossier pour reprendre le Drive entier, ou descendez jusqu’au dossier voulu. Avec la Clé API globale, collez plutôt le lien d’un dossier du Drive partagé, partagé en « Tous les utilisateurs disposant du lien » — si votre organisation l’autorise.
• Changer de dossier : les documents de l’ancien dossier quittent la base au premier cycle du nouveau. Un avertissement le rappelle.
• Revenir à « Fichiers déposés » : la synchronisation s’arrête, les documents restent et redeviennent supprimables à la main.
• Agenda Google : une source à part, qui indexe un agenda public, mois par mois — utile pour un calendrier de formations ou d’événements.
• Une base synchronisée est une copie. Ceux qui interrogent la base lisent son contenu sans avoir besoin d’accès au dossier d’origine. Ne synchronisez que ce que tous les utilisateurs de la base peuvent lire.

En cas de problème

Ce qui arrive	Quoi faire
« Synchronisation en échec » sur la carte, avec un motif	La base continue de servir son dernier contenu. Corriger la cause indiquée, puis Réessayer : ↻ sur la carte.
« Synchronisation interrompue »	Le serveur a redémarré pendant le passage. Relancer : ↻ sur la carte.
« Synchronisation en retard », ou « en attente » qui dure	Les passages automatiques ne tournent plus sur le serveur : prévenir un administrateur.
« Dossier introuvable ou non partagé… »	Vérifier le lien et le partage du dossier, ou passer par Ma connexion Google Drive.
« Cette base se synchronise via la connexion Google Drive de … , qui n’est plus disponible »	La personne qui a relié le dossier a déconnecté son Drive, ou son compte a été supprimé. Relier le dossier avec une autre connexion.
Ma connexion Google Drive est grisée	Votre Drive n’est pas relié : Réglages → Comptes connectés.
« Votre compte n’est membre d’aucun Drive partagé »	Un dossier qu’on vous a partagé sans vous ajouter à son Drive se trouve dans Partagés avec moi. Sinon, demandez à être ajouté au Drive partagé.
« MIA n’a pas l’autorisation de voir les fichiers de ce Drive… »	À la connexion de votre Drive, une case de l’écran Google a été décochée. Réglages → Comptes connectés → Reconnecter et autoriser, en laissant toutes les cases cochées.
Des fichiers « au-delà des 100 fichiers repris » parmi les fichiers non repris	Le dossier dépasse 100 fichiers. Le découper en plusieurs bases.