Régler les workflows

Un workflow est un travail en plusieurs étapes que MIA et les assistants mènent pour un créateur ou un administrateur : chaque étape remet une pièce à la suivante, avec des validations et un livrable. Il se règle sur la page Outils, carte Workflows, marquée Intégré. Côté utilisateur : Les workflows.

Avant de commencer

Les étapes s’exécutent sur le serveur de tâches de fond (le conteneur worker), comme les tâches programmées : vérifiez dans Maintenance → Diagnostic qu’il est vivant. Aucune clé supplémentaire : une étape passe par le modèle de son assistant, ou par celui que le créateur a choisi.

Étapes

• Proposer les workflows : interrupteur sur Actif — c’est le réglage par défaut. La tuile Workflows apparaît dans la barre latérale des créateurs et des administrateurs, et MIA sait en préparer un quand on le lui demande, sous forme de carte à approuver.
• Les suspendre : interrupteur sur Inactif. La tuile disparaît et plus rien ne démarre ; une exécution en cours se met en pause à sa prochaine étape, reprenable quand les workflows sont de nouveau proposés. Les workflows restent enregistrés.
• Proposer ou non « Agir sans validation » : case de la même carte, cochée par défaut. Décochée, tout ce qu’une étape ou une action prépare attend la validation de la personne qui a lancé le workflow.
• Borner les boucles : liste Éléments traités au plus par une boucle « pour chaque » de la même carte — 50, 100, 200 (par défaut) ou 500. Une boucle répète ses briques pour chaque ligne d’un Excel, chaque pièce jointe, chaque fichier d’un dossier… ; au-delà de ce nombre, les éléments suivants sont signalés dans la conversation de l’exécution, pas traités. Chaque créateur règle en plus le maximum de chacune de ses boucles, sous ce plafond. Le changement vaut pour les prochaines boucles qui démarrent.
• Démarrer dès qu’un email arrive : case Démarrer dès qu’un email arrive (notifications instantanées), cochée par défaut. Un workflow qui démarre sur un email est alors prévenu par la boîte à l’arrivée du message, au lieu de la vérifier chaque minute (une vérification de secours passe encore toutes les heures, et une seconde suit chaque notification de près). Gmail n’est instantané qu’une fois le topic Pub/Sub relié (ci-dessous) : sans lui, la ligne Gmail le dit et la boîte est vérifiée chaque minute. Sous la case, une ligne par service dit s’il est prêt.
  • Outlook : rien à régler — la permission de lecture des emails du connecteur suffit.
  • Gmail : Google passe par un topic Google Cloud Pub/Sub que vous créez une fois, dans le projet Google Cloud de la connexion Google de MIA. Activez Cloud Pub/Sub, créez un topic, donnez au compte gmail-api-push@system.gserviceaccount.com le rôle Pub/Sub Publisher sur ce topic, collez son nom complet (projects/<projet>/topics/<topic>) dans Gmail : relier un topic Google Cloud Pub/Sub, puis créez dans Google Cloud un abonnement push du topic vers l’adresse que MIA affiche alors. Tester le topic l’essaie sur votre propre boîte Gmail (reliez-la d’abord dans Réglages → Comptes connectés).

Ce qu’il faut savoir

• Qui : les créateurs d’assistants et les administrateurs, sans réglage par groupe.
• Le coût : chaque étape est un message, dans le quota de la personne qui lance et dans le budget IA de l’organisation ; une question posée à MIA par une condition coûte quelques crédits, une règle rien. Une boucle multiplie le coût de ses briques par son nombre d’éléments ; la fenêtre de lancement le chiffre, et demande confirmation au-delà de cinquante tours. Repérer les éléments d’un texte par MIA coûte un appel, au départ de la boucle. Quota ou budget atteint : l’exécution se met en pause, reprenable.
• Les créations : la brique Création utilise les outils image, page web, site illustré et carte que vous ouvrez aux groupes (même périmètre que le menu + du chat), et coûte ce qu’ils coûtent dans le chat. Un outil retiré d’un groupe arrête les exécutions qui s’en servent, avec la raison.
• Les garde-fous : seule la version publiée s’exécute ; une étape lit et rédige par défaut, et ses actions attendent l’accord de la personne sauf réglage contraire ; trente workflows au plus par personne, quinze briques par workflow. Dans une boucle, un élément en échec ne bloque pas les autres, et trois échecs d’affilée la mettent en pause plutôt que de dépenser sur une cause commune.
• Les fichiers lus par une boucle (une pièce jointe, un fichier d’un dossier Drive) sont copiés dans le stockage des pièces jointes le temps de l’exécution, et suivent la même rétention que les conversations (élagage).
• Les notifications instantanées exigent une adresse publique : MIA doit être joignable depuis Internet en HTTPS, à l’adresse déclarée pour l’instance. Sinon, ou si la case est décochée, les boîtes sont vérifiées chaque minute. Une notification ne fait que réveiller la vérification : les emails sont toujours relus avec le compte de la personne, et une adresse qui fuiterait ne permettrait au pire que de déclencher une vérification de plus. Changer d’adresse (Gmail) en crée une nouvelle, à reporter dans l’abonnement push de Google Cloud.
• La sauvegarde : les workflows et leurs exécutions n’en font pas partie, comme les tâches programmées et les conversations — ni les abonnements des boîtes mail, recréés d’eux-mêmes.