Démarrer sur un évènement

Un workflow peut partir sans que vous le lanciez : quand un email arrive, quand un fichier apparaît dans un dossier Drive, quand un autre logiciel appelle son adresse, ou quand un autre de vos workflows se termine. Ce qui est arrivé devient sa première pièce.

Avant de commencer

• Pour un email ou un fichier, reliez d’abord le service concerné (Gmail, Outlook ou Google Drive) dans Réglages → Comptes connectés : le workflow lit avec votre connexion.
• Un workflow lancé par un évènement démarre seul : ses champs de départ obligatoires doivent avoir une valeur par défaut — sauf s’il est lancé par son adresse, qui peut les fournir. Il ne peut pas exiger de fichier au départ.

Étapes

1. Dans l’éditeur, touchez le départ. Le volet s’ouvre sur Quand démarre-t-il ? : quatre façons de démarrer, chacune avec son interrupteur — Quand vous le lancez (toujours possible), Depuis le chat, À heure fixe et Quand quelque chose arrive.

2. Allumez Quand quelque chose arrive, puis choisissez ce qui le lance :

   • Un email arrive :

     • Dans quelle boîte ? Gmail ou Outlook. Une boîte pas encore reliée propose un lien Relier.
     • Quels emails ? Les trois réglages courants sont visibles : De — une adresse (paul@exemple.fr), un domaine (@exemple.fr) ou un nom (Dupont) —, Objet contient et Avec une pièce jointe. Plus de critères, replié, ajoute Sauf de (les expéditeurs à écarter : noreply), Adressés à (l’adresse qui reçoit, pour une boîte partagée ou un alias), Contient les mots (dans l’objet ou le corps) et une Recherche avancée du service (label:, -from:…).

     Chaque champ accepte plusieurs valeurs séparées par des virgules : il suffit que l’une corresponde (devis, commande). Majuscules et accents ne comptent pas. Le ? à côté de chaque champ en rappelle la règle, avec des exemples. Laissés vides, les champs ne filtrent rien : tout email de la boîte de réception compte.

     Sous les champs, une phrase dit en clair ce qui lancera le workflow (« Démarre pour chaque nouvel email reçu dans Gmail, envoyé par @exemple.fr, avec une pièce jointe. ») ; elle suit chaque frappe. Tester sur mes derniers emails lit les dix derniers emails de votre boîte de réception et dit, pour chacun, s’il lancerait le workflow ou pourquoi il serait écarté (« objet sans « devis » », « expéditeur écarté par « noreply » »…). L’essai porte sur vos réglages en cours, sans publier ; il ne lance rien.

   • Un fichier arrive dans Drive : Quel dossier surveiller ? (le lien du dossier ou son chemin, Clients/À traiter) puis, si vous voulez, Quels fichiers ? — une nature (documents, feuilles de calcul, présentations, PDF) et un mot du nom.

   • Un logiciel appelle son adresse : l’adresse secrète du workflow s’affiche, avec Copier, à coller dans n8n, Zapier, un formulaire ou un script.

   • Un autre workflow se termine : choisissez lequel.

   Changer d’avis ne perd rien : revenir à l’email retrouve ses filtres, et rallumer l’interrupteur retrouve le dernier évènement réglé (le temps de la page).

3. Citez la première pièce (Email reçu, Fichier reçu, Données reçues ou Résultat du workflow précédent) avec @ dans les étapes, puis Publiez.

Options avancées, replié en bas du volet, réunit ce qui ne sert qu’aux habitués : le nom de la pièce que remet l’évènement, celui de la Fiche de départ et, pour une adresse d’appel, un exemple d’appel prêt à copier et Changer d’adresse.

Ce qu’il faut savoir

• Email reçu est une Fiche : expéditeur, objet, date de réception, contenu, noms des pièces jointes. Une étape qui consulte la même boîte peut relire l’email, ses pièces jointes, ou y répondre dans le fil. Pour traiter chaque pièce jointe une par une, ajoutez une boucle Pièces jointes d’un email sur L’email reçu ; pour chaque ligne d’un tableur déposé dans Drive, une boucle Lignes sur Fichier reçu — voir Répéter pour chaque élément.
• Un email lance le workflow dès son arrivée quand votre organisation a activé les notifications instantanées : Gmail ou Outlook prévient MIA, et une vérification de secours passe encore toutes les heures. Sinon — ou le temps de leur mise en place —, la boîte est vérifiée chaque minute (un dossier Drive, lui, toutes les cinq minutes). Sous Quand quelque chose arrive, une ligne dit lequel des deux s’applique, et pourquoi.
• Les filtres sont appliqués par MIA au message lui-même, de la même façon pour Gmail et Outlook ; un email qui n’y répond pas ne lance rien, et ne sera pas repris plus tard.
• Ce qui se trouve déjà dans la boîte ou le dossier quand vous publiez ne lance rien, pas plus qu’un ancien email ramené dans la boîte de réception ; ensuite, chaque nouvel email ou fichier lance une exécution, jamais deux. Si beaucoup arrivent d’un coup, cinq partent par vérification, les autres à la suivante.
• L’adresse d’appel est un secret : qui la connaît peut lancer le workflow. Changer d’adresse en crée une nouvelle et l’ancienne cesse aussitôt de répondre. Les données postées remplissent les champs du départ qui portent le même nom ; le tout devient la pièce Données reçues. Soixante appels par heure au plus ; un logiciel qui envoie l’en-tête Idempotency-Key peut renvoyer le même appel sans lancer deux fois.
• Un enchaînement de workflows s’arrête à trois : un workflow qui en relance un autre, qui en relance un autre… ne tourne pas sans fin.
• Ce contenu vient de l’extérieur. Il est remis aux étapes comme une donnée, jamais comme une consigne ; mais un email peut tenter de détourner un assistant. À régler vous signale toute étape ou livraison réglée pour agir sans validation sur un workflow lancé ainsi : préférez à approuver.
• Essayer à la main : la fenêtre de lancement d’un tel workflow vous laisse coller le texte d’un email, les données d’un appel ou joindre un fichier, pour un essai.
• En pause, le workflow ne surveille plus rien ; si la connexion est coupée, la carte du workflow le signale et vous êtes prévenu.