Distribuer les assistants

Un assistant n’est visible que de son créateur tant qu’un administrateur ne l’a pas distribué. La distribution se fait en deux gestes, et le premier seul ne suffit pas.

Avant de commencer

• L’assistant est Actif : un assistant inactif n’est proposé dans aucun groupe.
• Les groupes existent — voir Organiser les groupes.

Étapes

1. Espaces → Assistants : la tuile Assistants de la barre latérale.
2. Sur la ligne de l’assistant, activez l’interrupteur Partage organisation. Le message confirme qu’il est désormais partagé et rappelle l’étape suivante. L’assistant passe dans la section Partagés — organisation.
3. Administration → Personnes → Groupes. Ouvrez la carte du groupe concerné, section Droits d’accès, colonne Assistants, et cochez l’assistant. L’enregistrement est automatique.
4. Recommencez l’étape 3 pour chaque groupe. Cocher dans le groupe ★ Par défaut donne l’accès à tout le monde.

Le menu ⋯ de la ligne propose Autoriser dans les groupes → : c’est un raccourci vers la page des groupes, il n’autorise rien par lui-même.

Résultat

Les membres des groupes cochés trouvent l’assistant dans la section 🏢 Assistants de l’organisation de leur liste, et par @ suivi de son nom. Sur la carte du groupe, le compteur N assistants a augmenté.

Vérifiez avec un compte non administrateur : un administrateur voit tous les assistants partagés, qu’ils soient autorisés ou non.

Cas particuliers

• Partagé mais autorisé nulle part : l’assistant reste visible de son créateur et des administrateurs, de personne d’autre.
• Retirer l’accès à un groupe : décochez-le dans sa colonne Assistants. Les conversations déjà ouvertes avec l’assistant redeviennent des conversations standard pour ses membres.
• Rendre l’assistant personnel à nouveau : désactivez Partage organisation. Toutes ses autorisations de groupe sont supprimées ; un nouveau partage demandera de les cocher à nouveau.
• Le créateur garde la main : une fois l’assistant partagé, il peut toujours le modifier, le désactiver ou le supprimer. Ses changements s’appliquent à tous.
• Un assistant sans créateur — son auteur a été supprimé — affiche « créé par Système ». Il ne peut pas redevenir personnel : l’interrupteur de partage n’est plus proposé une fois partagé.

En cas de problème

Ce qui arrive	Quoi faire
Un utilisateur ne voit pas l’assistant	Vérifier dans l’ordre : l’assistant est actif, il est partagé, il est coché dans l’un des groupes de l’utilisateur, ce groupe est actif.
L’assistant n’apparaît pas dans la colonne Assistants d’un groupe	Il est inactif, ou encore personnel.
Des autorisations ont disparu	L’assistant a été repassé en personnel : les autorisations sont effacées à ce moment-là.