Fixer un budget IA mensuel

Administration → Coûts → Budget. Le budget plafonne ce que l’IA coûte réellement à votre organisation chaque mois : ce que facturent les fournisseurs, hors marge. Les quotas, eux, répartissent entre les personnes. Le budget est le filet de sécurité, les quotas le partage.

Avant de commencer

• Vérifiez les tarifs : le coût réel est estimé d’après Tarifs & crédits. Une opération sans tarif compte 0 € et le budget la sous-estime ; la page le signale.
• Tout compte : les conversations et créations des utilisateurs et la maintenance (alimentation des bases de connaissances, tests, recherche des prix).
• Le mois est un mois civil : le compteur repart à zéro le 1er, à 00 h 00 en temps universel.

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• La jauge : la part du budget déjà dépensée, avec le seuil d’alerte en repère. À côté : ce qui reste et pour combien de jours, le rythme actuel par jour comparé au rythme tenable (ce qu’on peut encore dépenser chaque jour pour finir sous le plafond), et la fin de mois estimée, avec la date où le plafond serait atteint.
• Rythme trop rapide : la dépense avance plus vite que le mois. La pastille s’affiche dès que l’estimation de fin de mois dépasse le plafond, même sous le seuil d’alerte.
• Trajectoire du mois : la dépense cumulée jour par jour, prolongée en pointillés au rythme actuel, avec le plafond, le seuil et le mois précédent en fond. Survolez un jour pour sa dépense.

L’estimation de fin de mois apparaît à partir du 3. Quand le service est suspendu, elle n’est plus prolongée : la dépense s’arrête au plafond.

Voir les dépenses d’une période

La section Dépenses montre ce que l’IA a coûté sur la période de votre choix — le mois en cours par défaut.

1. Choisissez une tranche : Mois en cours, Mois dernier, 7 jours, 30 jours, 12 mois, Cette année ou Tout (depuis la première opération). Ce sont les mêmes que sur la page Consommation.
2. Pour d’autres dates, cliquez Personnalisée, choisissez Du et Au (bornes comprises, jusqu’à aujourd’hui), puis Afficher.

La section change sans recharger la page ; le bouton Retour du navigateur revient à la période d’avant, et l’adresse de la page garde la période choisie. Sous les tranches, une ligne dit les dates affichées et la période de comparaison : les mêmes jours du mois précédent pour le mois en cours, le mois d’avant pour le mois dernier, le même moment de l’année précédente pour l’année, sinon la période de même durée juste avant.

• Quatre chiffres : Dépensé, avec la part du budget prévue pour ces jours ; Par jour, en moyenne ; Évolution face à la période de comparaison ; Plus forte dépense.
• L’histogramme compte par jour jusqu’à deux mois, par semaine jusqu’à six mois, par mois au-delà. La ligne rouge est la part du budget de chaque barre (le budget du mois divisé par ses jours) ; une barre orange a dépensé plus que sa part. La ligne en pointillés donne la moyenne. Survolez une barre pour son montant.
• Où part l’argent : la part des comptes et celle de la maintenance, puis les catégories d’opérations qui coûtent le plus. Détail de la période dans Consommation ouvre Consommation sur les mêmes dates.
• Par fournisseur : ce que chaque fournisseur d’IA facturera pour la période, estimé d’après les tarifs.

MIA ne garde pas l’historique de vos budgets : sur une période passée, la part du budget est calculée avec le montant d’aujourd’hui, et l’écran l’indique.

Étapes

1. Dans Règles, cliquez Modifier les règles (sans budget, le formulaire est déjà ouvert), puis saisissez le Budget mensuel (€). Vide = aucun budget ; 0 = service suspendu.
2. Réglez Alerte à (%) (80 par défaut) : au-delà, le tableau de bord, le menu et le Diagnostic vous préviennent.
3. Choisissez Quand le budget est atteint :
   • Suspendre les nouvelles demandes jusqu’au 1er du mois suivant (recommandé) ;
   • Laisser passer, seulement signaler : utile le premier mois, pour calibrer le montant.
4. Cliquez Enregistrer. Cette page ne s’enregistre pas toute seule : un montant à moitié saisi suspendrait tout le monde. Un budget déjà dépassé demande confirmation.

Ce qui se passe au plafond

En mode suspendre, pour tout le monde, administrateurs compris :

S’arrête	Continue, compté
Messages, régénérations, images, vidéos, pages web, cartes, présentations, dictée, rédaction assistée des assistants	Dépôt de documents, « Synchroniser maintenant », réindexations
Synchronisation automatique des bases de connaissances	Tests d’outils et de modèles, recherche des prix

Les utilisateurs voient la fenêtre Service IA suspendu, avec la date de reprise, et la même mention sous leur nom. Ils ne voient jamais de montant.

Débloquer le mois : la rallonge

Dans Règles, cliquez Accorder une rallonge, saisissez un montant et cliquez Accorder : il s’ajoute au plafond de ce mois seulement et expire de lui-même le 1er. Un nouveau montant remplace le précédent ; Retirer la rallonge l’annule. Pour changer tous les mois suivants, modifiez plutôt le budget.

En déduire les quotas

La carte Répartir entre les comptes répond à « combien de crédits puis-je donner à chacun ? » :

• 1 000 crédits ≈ X € de coût réel, et son pendant 1 € ≈ N crédits (coefficient global ÷ valeur du crédit, approximatif) ;
• Repère : le budget converti en crédits, divisé par le nombre de comptes actifs. Avec ce quota pour tous, les comptes ne peuvent pas dépasser le budget ;
• Quotas en place : la consommation maximale possible aujourd’hui, comparée au budget, ou « non bornée » si des comptes n’ont aucun quota ;
• Mois dernier : la consommation réelle, moyenne et maximale, par compte actif.

Le même repère s’affiche sous le champ Quota d’un utilisateur et d’un groupe. Rien ne s’applique tout seul : vous fixez les quotas comme d’habitude, voir Fixer les quotas.

Exemples

Un premier mois de calibrage. Budget 500 €, mode signaler. Le 15, la projection annonce 620 € : vous relevez le budget à 650 € ou baissez le quota du groupe ★ Par défaut, puis passez en mode suspendre le mois suivant.

Un pic le 26. Le budget est atteint, le service est suspendu. Une démonstration client est prévue le 28 : vous accordez une rallonge de 100 €. Le 1er, le budget normal reprend, sans rallonge.

Des quotas cohérents. 500 €, 40 comptes actifs, 1 € ≈ 1 300 crédits : repère ≈ 16 000 crédits par compte. Vous fixez ★ Par défaut à 10 (10 000) et Direction à 30 : la consommation maximale reste proche du budget, qui arrête le reste.

Ce que le budget ne voit pas

• les opérations sans tarif (comptées 0 €) ;
• les modèles locaux, gratuits ;
• les crédits Gamma et les workflows n8n, facturés par ces services ;
• les tests de clés de Modèles IA.

Un léger dépassement reste possible : le contrôle a lieu avant chaque opération, une réponse en cours ou une génération déjà en file peut finir au-delà du plafond.

Problèmes courants

Constat	Cause	Remède
Tout le monde voit « Service IA suspendu »	Budget atteint en mode suspendre	Accordez une rallonge ou relevez le budget
Le budget semble trop bas par rapport à la facture	Opérations sans tarif, ou usage hors de MIA sur la même clé	Renseignez les tarifs ; le budget ne voit que MIA
Les bases ne se synchronisent plus seules	Synchronisation automatique en pause au plafond	« Synchroniser maintenant », ou débloquez le mois