Programmer une tâche

Une tâche programmée est une demande que MIA refait toute seule, au rythme que vous choisissez : le point sur vos mails chaque lundi à 8 h, une revue de presse chaque matin, un bilan le 1er du mois. La réponse vous attend dans la conversation de la tâche, signalée par une pastille. La tâche s’exécute sur le serveur : inutile de garder MIA ouverte, votre navigateur peut être fermé et votre ordinateur éteint.

Avant de commencer

• Les tâches programmées sont proposées par défaut ; votre administrateur peut les désactiver. Si la tuile Tâches est absente de la rangée Espaces de la barre latérale, c’est à lui qu’il faut le demander.
• Une tâche tourne avec vos droits : vos connexions (Gmail, Agenda…), les assistants auxquels vous avez accès, votre quota de crédits. Chaque exécution consomme des crédits, comme un message.
• Cinq tâches actives au plus. Mettez-en une en pause pour en programmer une autre.

Étapes

Depuis l’assistant avec qui vous parlez

Quand vous conversez avec un assistant, son nom s’affiche en haut de la zone de saisie. À droite, l’horloge Programmer ouvre le formulaire d’une tâche avec cet assistant :

1. Tapez votre demande dans la zone de saisie si vous le souhaitez, cochez les sources utiles dans le menu + et les bases de connaissances voulues, puis cliquez Programmer.
2. Le formulaire s’ouvre pré-rempli : l’assistant, les sources et les bases cochées, et le texte que vous étiez en train d’écrire, qui devient la consigne.
3. Choisissez Quand, puis cliquez Programmer.

En le demandant à MIA

Écrivez-le dans le chat : « Chaque lundi à 8 h, fais-moi le point sur mes mails », « Programme-moi une revue de presse tous les matins avec l’assistant Veille, sur notre base Catalogue ». Dites ce qui doit être refait, à quel rythme, et — si vous le voulez — avec quel assistant, quelles sources, bases ou outils.

1. MIA prépare la tâche et l’affiche dans une carte : son nom, la consigne qui sera envoyée à chaque exécution (à déplier), le rythme, la première exécution, l’assistant ou le modèle, les sources, les bases de connaissances et les outils, où arrive le résultat, ce que la tâche peut faire et si elle vous prévient.
2. Relisez, puis choisissez :
   • Approuver : la tâche est programmée telle quelle. La carte propose alors Exécuter maintenant, pour une première exécution sans attendre son heure ;
   • demander un changement dans la conversation — « plutôt à 9 h », « le mardi aussi », « ajoute mes tâches Google », « avec l’assistant Juriste » : MIA présente une nouvelle carte, la précédente se grise, marquée « Remplacée par la nouvelle proposition ci-dessous » ; la consigne n’est pas réécrite si vous ne demandez pas à la changer ;
   • Ajuster : le formulaire s’ouvre, déjà rempli. Corrigez ce que vous voulez, puis Programmer ; la carte se ferme d’elle-même ;
   • Annuler : rien n’est programmé.

Rien n’est programmé avant votre clic. Sans heure précisée, MIA propose 8 h et le dit. Un rythme que les tâches ne savent pas suivre — « toutes les deux semaines », « le dernier vendredi du mois » — n’est jamais remplacé en silence : MIA vous propose le plus proche (chaque semaine, chaque mois) en disant ce qui change, ou vous pose la question.

Ce que MIA choisit pour vous, et dans quelles limites. Sans précision, la tâche reprend l’assistant de la conversation, les sources cochées dans le menu + et les bases cochées pour la conversation. MIA ne propose que ce que vous pourriez choisir vous-même dans le formulaire : les assistants auxquels vous avez accès, les modèles que vos groupes vous autorisent, les bases de connaissances de votre périmètre (trois au plus, en plus de celles de l’assistant) et les outils que vos groupes vous ouvrent. Elle ne vous propose pas un modèle incapable de consulter les connecteurs ou les outils que la tâche utilise. Une source pas encore reliée à votre compte est signalée « (à connecter) » sur la carte. Agir sans validation ne se choisit jamais dans le chat : seulement dans le formulaire. Au clic sur Approuver, vos droits sont vérifiés de nouveau.

Depuis une réponse qui vous plaît

1. Sous la réponse, cliquez Refaire régulièrement.
2. Le formulaire s’ouvre pré-rempli : votre demande devient la consigne, et l’assistant, le modèle, les sources cochées dans le menu + et les bases de connaissances de la conversation suivent. Relisez la consigne : elle sera envoyée telle quelle à chaque exécution.
3. Choisissez Quand, puis cliquez Programmer.

Depuis la page des tâches

1. La tuile Tâches de la barre latérale → Nouvelle tâche.
2. Quoi — la consigne, le cœur de la tâche : la demande, écrite comme dans le chat, que l’assistant reçoit telle quelle à chaque exécution. Le bloc est mis en avant ; sous le champ, Par exemple propose quelques consignes types (Point du lundi, Veille quotidienne, Bilan du mois, Relances du vendredi) : un clic pose l’exemple dans le champ — et le nom de la tâche, s’il est encore vide — pour le retoucher ; si vous aviez déjà écrit autre chose, MIA demande avant de le remplacer. Puis un nom et l’assistant (ou MIA sans assistant, avec le modèle de votre choix). Sous la liste, l’assistant choisi se présente : son avatar, sa description, son modèle, les bases de connaissances et les outils qu’il apporte.
3. Avec quoi — ce que la tâche consulte et ce qu’elle peut faire, en trois rangées de cases alignées : une case par élément, avec son icône, son nom, une note (nombre de documents, « non connecté », la raison d’une indisponibilité) et une coche quand elle est choisie. Cliquez une case pour la cocher, autant de cases que vous voulez :
   • les bases de connaissances, trois au plus, en plus de celles de l’assistant (cochées d’office, en pointillé) — le compteur de la rangée dit où vous en êtes ; les mêmes que le sélecteur de bases du chat ;
   • les connecteurs, les mêmes que le menu + du chat ;
   • les outils que votre organisation vous ouvre : une image, une automatisation n8n, une présentation Gamma — un par type. Ceux que l’assistant apporte déjà sont marqués « apporté par l’assistant » : la tâche s’en sert sans que vous les cochiez, sauf en Agir sans validation (voir plus bas) ;
   • Ce que la tâche peut faire : Lire et rédiger (le réglage par défaut), Préparer des actions à approuver ou Agir sans validation, décrits plus bas.
4. Quand — un rythme : Chaque jour, Jours ouvrés, Chaque semaine (cochez les jours) ou Chaque mois (du 1er au 28, ou le dernier jour) ; puis l’heure. La phrase en dessous résume la règle — « Chaque lundi et jeudi à 8 h 00 » — et donne les trois prochaines exécutions, à l’heure de votre ville.
5. Où voir le résultat — dans une même conversation, à la suite (l’assistant voit les résultats précédents et peut dire ce qui a changé), ou une nouvelle conversation à chaque fois (la date dans le titre). La case Me prévenir sur mes appareils, cochée par défaut, envoie une notification quand le résultat arrive (voir plus bas).
6. Essayer — facultatif : Lancer un essai montre sur place ce que la tâche donnera (voir plus bas).
7. Cliquez Programmer. Le message de confirmation donne la date de la première exécution.

Pendant la saisie, le schéma de la tâche l’accompagne à droite et reste en vue pendant que vous faites défiler le formulaire (sur un téléphone, il ouvre la page) ; il suit chacun de vos réglages, et cliquer un de ses éléments — le déclencheur, l’assistant, la consigne, les bases de connaissances… — fait venir à l’écran la section qui le règle (voir Lire le schéma d’une tâche, plus bas).

Essayer avant de programmer

En bas du formulaire, Lancer un essai exécute la tâche telle que vous l’avez saisie, une fois, tout de suite — rien n’est enregistré :

1. Les actions de MIA s’affichent au fil de l’eau (recherche dans Gmail, lecture d’une base…), puis la réponse s’écrit sous vos yeux. Arrêter l’interrompt.
2. À la fin, la réponse s’affiche mise en forme, avec le nombre d’actions préparées qui attendent votre validation, et le lien Ouvrir la conversation de l’essai (dans un nouvel onglet, pour ne pas perdre votre saisie).
3. Retouchez la consigne ou les réglages, relancez : le nouvel essai remplace le précédent, s’il est resté tel quel.

Un essai consomme des crédits comme un message. Sa conversation, « Essai — nom de la tâche », reste dans votre historique, et les actions qu’il a préparées s’y approuvent comme les autres.

Un essai n’agit jamais sans vous : même si la tâche est réglée sur Agir sans validation, ses actions attendent votre accord dans la conversation de l’essai, et le résultat le rappelle.

Retrouver les résultats

• La conversation d’une tâche porte une horloge dans la barre latérale, et une pastille quand un nouveau résultat arrive. L’ouvrir éteint la pastille.
• Sur les appareils où vous les avez activées, une notification l’annonce aussi, même MIA fermée (voir ci-dessous).
• En tête de la conversation, un bandeau rappelle la tâche et son rythme, avec Gérer la tâche.
• Si la conversation est ouverte au moment de l’exécution, la réponse s’écrit sous vos yeux.

Être prévenu sur ses appareils

Une notification peut vous prévenir sur votre ordinateur ou votre téléphone quand une tâche a quelque chose à vous dire, même si MIA n’est pas ouverte.

1. La tuile Tâches de la barre latérale, carte Notifications en bas de la page.
2. Cliquez Activer sur cet appareil, puis acceptez la demande du navigateur.
3. Cliquez Envoyer une notification de test pour vérifier qu’elle arrive.

Recommencez sur chaque appareil où vous voulez être prévenu : la carte liste vos appareils, avec Retirer pour en enlever un (un téléphone perdu, un ancien ordinateur).

• Ce que dit une notification : le nom de la tâche et ce qui s’est passé — résultat arrivé, actions effectuées sans validation, actions qui attendent votre validation, échec, exécution sautée faute de crédits, pause. Jamais le contenu de la réponse : l’écran d’un téléphone se lit par-dessus l’épaule. La toucher ouvre la conversation de la tâche.
• Quand : seulement pour les exécutions programmées. Exécuter maintenant et l’essai du formulaire ne préviennent pas : vous êtes devant l’écran.
• Par tâche : décochez Me prévenir sur mes appareils dans le formulaire pour qu’une tâche reste silencieuse.
• Sur iPhone et iPad, les notifications ne marchent que dans MIA ajoutée à l’écran d’accueil : dans Safari, Partager → Sur l’écran d’accueil, ouvrez MIA depuis son icône, puis activez-les depuis la carte Notifications.
• L’application mobile ne les reçoit pas encore : activez-les depuis le navigateur.
• Se déconnecter retire l’appareil : un ordinateur partagé ne montre jamais vos notifications à quelqu’un d’autre. Après vous être reconnecté, réactivez-les si vous le souhaitez.

Gérer ses tâches

La page Tâches programmées liste vos tâches, avec leur rythme, la prochaine exécution et l’issue de la dernière.

• Cliquer une tâche affiche son schéma à droite (sur un téléphone, il se déplie sous la tâche ; un second clic le replie) — voir Lire le schéma d’une tâche, ci-dessous.

• L’interrupteur met une tâche en pause ou la réactive. Réactivée, elle repart à la prochaine échéance, jamais sur un créneau passé.

• Exécuter maintenant envoie la consigne tout de suite, hors calendrier, et ouvre la conversation. La prochaine échéance ne bouge pas.

• Modifier ouvre la tâche : consigne, rythme, assistant, sources. La page liste aussi ses dernières exécutions.

• Supprimer la tâche (en bas de la page de modification) : la tâche disparaît, ses conversations restent dans votre historique.

Lire le schéma d’une tâche

Le schéma montre d’un coup d’œil comment une tâche est réglée, avec les mêmes icônes que le reste de MIA :

• En haut, le déclencheur : le rythme (« Chaque lundi à 8 h 00 »), la prochaine exécution à l’heure de votre ville, le nombre d’exécutions par mois, et l’état — Active ou En pause (avec la raison, si ce n’est pas vous qui l’avez mise en pause). Une tâche en pause a ses traits en pointillés.
• Au centre, l’assistant qui exécute la tâche (ou MIA sans assistant) : son avatar, son nom, sa description, la consigne qu’il reçoit, et ce que la tâche peut faire — Lecture seule, Actions à approuver ou Agit sans validation (avec Emails envoyés si elle envoie ses emails) —, où arrive le résultat et si vous êtes prévenu sur vos appareils. Si votre administrateur a retiré l’option « Agir sans validation », le schéma montre Actions à approuver : c’est ce qui se passera.
• À gauche, le modèle qui répondra, et pourquoi : imposé par l’assistant, choisi pour la tâche ou modèle par défaut.
• En dessous, ce que la tâche consulte : un rectangle pour les connecteurs, un pour les bases de connaissances (celles de l’assistant comprises, signalées « via l’assistant ») et un pour les outils (ceux de l’assistant aussi, « via l’assistant » — avec « ses actions attendent votre validation » pour une automatisation ou une présentation, quand la tâche agit sans validation). Une source à reconnecter y est signalée. Un assistant devenu inaccessible y apparaît Assistant indisponible.

Dans le formulaire, le schéma montre la tâche telle que vous la saisissez : il n’enregistre rien, c’est Programmer ou Enregistrer qui le fait. Il reste en vue pendant que vous faites défiler le formulaire, et chacun de ses éléments se clique : la section qui le règle vient à l’écran et s’allume un instant — le déclencheur mène à Quand ; l’assistant, le modèle et la consigne à Quoi ; les connecteurs, les bases, les outils et « ce que la tâche peut faire » à Avec quoi ; l’arrivée du résultat et les notifications à Où voir le résultat. Au clavier, un bouton apparaît sur chaque élément du schéma.

Laisser une tâche préparer des actions

Par défaut, une tâche est en lecture seule (Lire et rédiger) : elle lit vos sources et rédige, sans rien préparer. Choisissez Préparer des actions à approuver pour qu’elle puisse préparer des brouillons d’email, des évènements, des tâches ou des messages Slack, selon les sources cochées.

• Chaque action arrive dans la conversation de la tâche sous la forme d’une carte d’approbation, comme dans le chat : rien ne part sans votre clic.
• Une carte attend votre décision une semaine (contre 30 minutes dans une conversation ordinaire), puis disparaît sans rien faire.
• La liste des tâches signale N actions à approuver ; le lien ouvre la conversation.
• Une automatisation n8n ou une présentation Gamma agit : les choisir dans Avec quoi rend Lire et rédiger indisponible (l’écran le dit), et la tâche passe à Préparer des actions à approuver — ou reste sur Agir sans validation si vous l’aviez choisi. Les décocher rend votre choix précédent.

Laisser une tâche agir sans validation

Pour une tâche dont les actions sont prévisibles, choisissez Agir sans validation : la tâche effectue elle-même ce qu’elle prépare — évènements, tâches, messages Slack, fichiers, workflows, présentations — sans carte à approuver.

• Les emails restent des brouillons, sauf si vous cochez Envoyer les emails : la tâche les enregistre dans votre boîte, vous les relisez et les envoyez vous-même. Cochée, la case les envoie réellement. Si votre connexion n’a pas le droit d’envoyer, l’email est enregistré en brouillon et le compte rendu le dit.
• Tout est noté. Dans la conversation de la tâche, juste avant le compte rendu, le message Ce que la tâche a fait sans validation liste chaque action avec son lien, et celles qui n’ont pas pu être faites. La liste des actions au-dessus de la réponse les montre aussi (« Exécution sans validation »), et la notification compte les actions effectuées.
• Dix actions au plus par exécution. Au-delà, les suivantes arrivent en cartes d’approbation, comme en Préparer des actions à approuver.
• Les outils de l’assistant n’agissent pas seuls. Une automatisation n8n ou une présentation Gamma ne s’exécute sans validation que si vous avez coché son outil dans Avec quoi. Celle d’un outil que l’assistant apporte attend votre validation dans la conversation : un assistant est partagé, d’autres le règlent, et un outil qu’on lui ajoute après coup ne doit pas agir en votre nom sans votre accord. Sous Agir sans validation, le formulaire nomme ces outils.
• La liste des tâches signale celles qui agissent sans validation.
• Votre administrateur peut retirer cette option. Vos tâches réglées ainsi préparent alors leurs actions, qui attendent votre validation ; la liste et le formulaire l’indiquent.

Prudence. Rien ne vous est demandé : un email envoyé ou un message publié ne se rattrape pas. Une tâche lit aussi des contenus écrits par d’autres — emails reçus, pages web : elle a pour consigne de ne jamais suivre leurs instructions, mais aucune consigne n’est infaillible. Réservez ce mode aux actions prévisibles, écrivez une consigne précise (« crée une tâche par devis resté sans réponse » plutôt que « fais le nécessaire »), et laissez Envoyer les emails décoché si la tâche lit des emails venus de l’extérieur.

Ce qu’une tâche ne fait pas

• Elle n’agit seule que si vous l’avez choisi. En Préparer des actions à approuver, une action ne s’exécute qu’après votre approbation. En lecture seule, la tâche n’en prépare aucune : si une action serait utile, elle la décrit et vous la demandez ensuite dans la conversation. Seul Agir sans validation, réglé dans le formulaire de la tâche, la laisse agir — jamais une demande faite à MIA dans le chat.
• Les créations à volet ne se programment pas : page web, carte, présentation de MIA, vidéo. Une tâche rédige, prépare des actions et peut générer des images avec l’outil choisi.
• Elle ne pose pas de question. Si une information manque, elle le dit et avance avec ce qu’elle a.
• Les fichiers joints à la demande d’origine ne sont pas repris : décrivez-les dans la consigne.
• Une heure par tâche. Pour deux rendez-vous par jour, programmez deux tâches.

En cas de problème

Ce que vous voyez	Ce qui s’est passé	Que faire
Sautée — quota de crédits atteint	Votre quota du mois était épuisé à l’heure prévue	Rien : la tâche reprend dès que le quota le permet
Sautée — votre rôle ne permet plus d’exécuter des tâches programmées	Un administrateur a retiré ce droit à votre rôle	Rien à corriger dans la tâche : elle reprend d’elle-même quand le droit revient. Voir avec un administrateur
Manquée — serveur indisponible	Le serveur était arrêté plus de 12 heures	Rien : elle reprend à l’échéance suivante, sans rattraper les créneaux perdus
En pause — trois échecs d’affilée	Le modèle a échoué trois fois de suite	Ouvrez la dernière exécution pour lire l’erreur, puis réactivez la tâche
En pause — assistant indisponible	L’assistant n’est plus accessible à votre compte (retiré, désactivé, plus partagé avec vos groupes)	Modifiez la tâche : la liste des assistants affiche Assistant indisponible — à remplacer, et la tâche ne s’enregistre pas tant que vous n’en avez pas choisi un autre (ou aucun). Puis réactivez-la
Gmail à reconnecter sur la carte de la tâche	Une source a perdu sa connexion	Reconnectez-la dans Réglages → Comptes connectés
Pas d’horloge Programmer dans la zone de saisie	Vous ne parlez pas à un assistant, ou les tâches sont désactivées	Choisissez un assistant, ou passez par Espaces → Tâches programmées
La carte d’une action préparée a disparu	Elle a attendu plus d’une semaine	Demandez l’action dans la conversation de la tâche
La carte de la tâche proposée par MIA a disparu au rechargement	Une proposition expire au bout de 30 minutes sans décision	Redemandez-la à MIA
MIA répond qu’elle ne peut pas préparer la tâche avec ce modèle	Le modèle de la conversation ne sait pas utiliser d’outils	Changez de modèle, ou passez par Espaces → Tâches programmées
Une base grisée dans Avec quoi — « Aucun document », « Vectorisation en cours »…	La base ne peut pas encore être interrogée	Attendez la fin de sa préparation, ou ajoutez-y des documents
Un outil grisé — « Dernier test en échec » ou « Outil incomplet »	L’outil ne fonctionne pas en ce moment	Prévenez votre administrateur
Une base ou un outil a disparu de la tâche	Le partage ou l’accès vous a été retiré	Rien à faire pour que la tâche tourne : elle s’exécute sans eux. Demandez l’accès pour les retrouver
Lire et rédiger indisponible	Un outil n8n ou Gamma est choisi	Décochez-le pour revenir en lecture seule
Sans validation : retiré par l’administrateur sur la carte de la tâche	Votre organisation ne propose plus ce mode	Rien : la tâche prépare ses actions, qui attendent votre validation dans sa conversation
Une action attend votre validation alors que la tâche agit sans validation	Plus de dix actions dans la même exécution, exécution lancée par un essai, ou automatisation / présentation d’un outil apporté par l’assistant	Approuvez-la dans la conversation ; resserrez la consigne si la tâche en prépare trop ; pour qu’un outil de l’assistant agisse seul, cochez-le dans Avec quoi
Un email est resté en brouillon	Envoyer les emails n’est pas coché, ou votre connexion n’a pas le droit d’envoyer	Cochez la case dans le formulaire ; sinon reconnectez la messagerie dans Réglages → Comptes connectés en acceptant l’envoi
« Non effectué » dans Ce que la tâche a fait sans validation	Le connecteur n’était pas disponible (déconnecté, désactivé par l’administrateur) ou a refusé l’action	Lisez la raison, corrigez la connexion ; l’action n’a pas eu lieu
« Notifications bloquées pour ce site »	Vous avez refusé la demande du navigateur	Autorisez les notifications dans les réglages du navigateur pour ce site, puis rechargez la page
« Ce navigateur ne reçoit pas les notifications » sur iPhone ou iPad	MIA est ouverte dans Safari, pas depuis l’écran d’accueil	Ajoutez MIA à l’écran d’accueil, puis activez-les depuis l’icône
La notification de test n’arrive pas	L’appareil n’est plus inscrit, ou le système retient les notifications (mode Concentration, Ne pas déranger)	Désactivez puis réactivez sur cet appareil ; vérifiez les réglages de notification du système

Exemples

Le point du lundi. Consigne : « Fais le point sur les mails reçus depuis lundi dernier : clients en attente de réponse, engagements pris, urgences. » Sources : Gmail et Agenda. Chaque semaine, le lundi à 8 h, dans la même conversation : chaque lundi, MIA signale ce qui a changé depuis la semaine précédente.

Une veille quotidienne. Avec un assistant de veille, consigne : « Les annonces de la semaine dans notre secteur, en cinq points, avec les liens. » Source : Recherche Internet. Jours ouvrés à 7 h 30.

Le bilan du mois. Consigne : « Liste mes rendez-vous du mois écoulé et le temps passé par client. » Source : Agenda. Chaque mois, le 1er à 9 h, une nouvelle conversation à chaque fois.

Les relances du vendredi, sans validation. Consigne : « Pour chaque devis envoyé cette semaine et resté sans réponse, crée pour lundi une tâche de relance au nom du client, dans ma liste Commercial. » Sources : Gmail et Tâches Google. Agir sans validation, emails non cochés : chaque vendredi à 16 h, les tâches sont créées toutes seules, et la conversation dit lesquelles.

Voir aussi

• Mener une conversation — ce qu’une exécution fait, comme un message
• Les connecteurs — relier les sources qu’une tâche consulte
• Les bases de connaissances — les documents qu’une tâche interroge
• Les outils — images, automatisations et présentations
• La gestion des crédits — ce que coûte une exécution