Envoyer le livrable

À la fin d’un workflow, le livrable peut partir tout seul vers ceux qui l’attendent : un email avec les documents en pièces jointes, un Google Doc rangé dans le bon dossier, un message dans un canal Slack, ou un document ajouté à une base de connaissances.

Avant de commencer

• Reliez le service concerné (Gmail, Outlook, Google Drive, Slack) dans Réglages → Comptes connectés : la livraison part avec votre compte.
• Pour une base de connaissances, il faut la gérer (l’avoir créée, ou en avoir reçu la gestion).

Étapes

1. Dans l’éditeur, touchez le livrable, puis, sous Puis le livrable part, ajoutez une livraison :
   • Envoyer par email : la boîte, les destinataires (des adresses, ou celle d’un champ du dossier, par exemple l’expéditeur d’un email reçu), l’objet, le message, et les pièces à joindre. Citez une pièce avec @ : son contenu est inséré dans le message.
   • Enregistrer dans Google Drive : les pièces et le dossier. Un tableau devient un Google Sheet, le reste un Google Doc.
   • Publier dans Slack : le canal, écrit comme dans Slack (#general ; un nom de canal n’a jamais d’espace), un message, et les pièces publiées à la suite.
   • Ajouter à une base de connaissances : la base, les pièces, et s’il faut remplacer la version précédente (sinon, un document daté par exécution).
2. Choisissez comment il part : après votre accord (une carte à approuver dans la conversation de l’exécution, la même que dans le chat), en brouillon (pour un email), ou sans validation si votre administrateur le permet.
3. Publiez.

Ce qu’il faut savoir

• Rien ne part avant la fin : les livraisons ont lieu une fois le livrable prêt, dans l’ordre. Un document est joint dans son format (Word, PDF, Excel…), un tableau en classeur Excel.
• Les créations : une image est jointe à l’email (allégée si elle est lourde) et entre dans une base de connaissances, qui la décrit ; une page web part en fichier .html, un itinéraire en document. Drive et Slack la laissent de côté : ils ne reçoivent ici que des documents et du texte — voir Créer une image, une page web ou une carte.
• Une livraison qui échoue (service déconnecté, adresse refusée, canal Slack introuvable) arrête l’exécution sur son livrable, avec la cause : Relancer les livraisons en échec ne refait que celles-là, Terminer sans elles clôt l’exécution. Les autres livraisons gardent leur issue. Un canal Slack est cherché avant de publier : introuvable, rien n’est publié.
• Une action ou une livraison, pas les deux : si une action du workflow publie déjà dans Slack, une livraison vers Slack publie un second message — À régler le signale.
• Limites : cinq livraisons par workflow ; cinq pièces jointes et 3 Mo au plus par email.
• L’ajout à une base de connaissances la rend interrogeable par vos assistants dès sa lecture terminée.