Lancer et suivre un workflow

Un workflow publié se lance à la main, depuis le chat, ou tout seul s’il est programmé. Son exécution se suit en direct, brique par brique.

Avant de commencer

Le workflow doit être publié et actif (le bouton pause ‖ de sa vignette l’empêche de démarrer). Le lancement vérifie votre quota de crédits, et que le workflow pourra aller au bout : un compte à relier (Gmail pour l’email de remise, Google Drive pour une étape…), un outil retiré ou un modèle disparu s’affichent dans la fenêtre de lancement sous À régler avant de lancer, avec un lien Relier. Tant qu’il en reste, Lancer est grisé ; reliez le compte (dans un autre onglet), puis Vérifier à nouveau. Rien n’est lancé ni facturé pour un workflow qui s’arrêterait en route.

Lire la liste

Chaque vignette de Mes workflows porte, en haut, le déroulé du workflow tracé comme une ligne de métro, à sa couleur, et dessous Quand il démarre et le Résultat qu’il produit. La pastille d’état dit où il en est ; une exécution qui vous attend passe en premier, et l’étape concernée est cerclée sur la ligne. Toucher la vignette ouvre le workflow, la pastille ouvre l’exécution.

Étapes

Depuis la liste ou l’éditeur

1. Workflows → Lancer sur la carte du workflow (ou Lancer dans l’éditeur).
2. Une fenêtre montre à gauche les champs du départ — déposez les fichiers demandés —, à droite ce qui va se passer : les briques dans l’ordre, les validations qui vous attendront et le coût estimé (voir Ce que coûte une exécution, plus bas). Quand une boucle parcourt le fichier déposé (ses lignes, ses slides, ses pages, ses sections), la fenêtre le lit aussitôt et dit combien de tours elle fera, les éléments laissés par le filtre et les premiers d’entre eux ; le coût est recalculé. Au-delà de cinquante tours, Lancer demande confirmation.
3. Lancer : la conversation de l’exécution s’ouvre, avec son volet Avancement (voir Suivre une exécution). Un champ Fichier qui porte un document de référence est déjà rempli (« Fourni par le workflow : … ») : déposez un autre fichier pour le remplacer cette fois-ci.

Ce que coûte une exécution

La fenêtre de lancement et les Réglages de l’éditeur donnent :

• « ≈ N crédits par exécution », et une fourchette : une réponse plus longue ou une pièce plus lourde que d’habitude coûte plus ;
• ce qu’ont réellement coûté les dernières exécutions terminées de ce workflow ;
• Détail de l’estimation, à déplier : chaque brique, son coût et ce sur quoi il repose — les étapes déjà menées par son modèle, les dernières générations de son outil, ou son tarif quand il n’y a pas encore d’historique. Une boucle compte par tour ; d’un embranchement, la voie la plus chère est comptée.

Ne sont pas comptés : les nouveaux essais après une panne, les pièces renvoyées par une validation et les recherches Internet en plus. Après coup, Réglages → Usage & crédits donne, workflow par workflow, ce qui a été consommé ce mois-ci.

Depuis le chat

Si le workflow est réglé Depuis le chat, tapez @ dans la zone de saisie : il apparaît sous Lancer un workflow, après les assistants. Les fichiers joints dans la zone de saisie deviennent ses fichiers de départ, et le texte saisi remplit son premier champ texte.

Programmé

Un workflow réglé À heure fixe démarre seul, à l’heure dite, avec les valeurs par défaut de ses champs ; un créneau manqué de plus de douze heures n’est pas rattrapé. S’il ne peut pas aller au bout (un compte à relier…), il ne démarre pas et vous êtes prévenu sur vos appareils ; le créneau suivant partira une fois le point réglé. Un workflow lancé par un email ou un fichier attend de même, et sa surveillance dit pourquoi dans l’éditeur.

Suivre une exécution dans sa conversation

Un workflow lancé se suit dans sa conversation, comme un échange avec MIA :

• Le volet Avancement, à droite (au téléphone, le bouton Avancement en haut du fil) : les étapes une à une — faites (en vert), en cours, qui vous attendent, à venir —, la voie prise par chaque condition dans sa couleur, le nombre d’éléments traités d’une boucle et les crédits consommés. ✕ le masque, Avancement le rouvre.
• Ce qui vous attend est rappelé en haut du volet : Voir la carte fait défiler jusqu’à la validation ou aux actions à approuver, qui se décident dans la conversation. Sur la carte d’une validation, Renvoyer avec une remarque fait refaire l’étape ; quand MIA hésite sur une décision, Prendre une autre voie propose chacune des voies.
• Après une erreur (un compte non relié, un crédit épuisé), le volet dit la cause et propose Reprendre : ce qui est fait n’est pas refait.
• Les réponses des étapes et les messages du workflow s’ajoutent au fil, sans recharger la page.
• Suivi détaillé ouvre la page de l’exécution (le rail complet, le dossier, les corrections à la main) ; Arrêter interrompt l’exécution.

La page de l’exécution

• Le rail s’anime : la brique en cours est cerclée de bleu, celle qui vous attend d’orange, celles qui sont faites portent leur durée. Une condition (ou une décision de MIA) affiche sa réponse et sa raison, dans la couleur de la voie qu’elle a prise ; la voie prise porte « voie prise » et une liaison plus épaisse, les autres « écartée » et s’estompent. Ce qui est fait (« Lancé », la durée d’une brique, « Livré ») est en vert.
• En tête : ce qui vous attend (une validation, des actions à approuver dans la conversation, la liste des éléments d’une boucle ou ses actions préparées à relire), la cause d’un arrêt, ou les pièces livrées. Une boucle dont des éléments ont échoué propose Refaire les éléments en échec : voir Répéter pour chaque élément.
• Touchez une brique : un volet montre qui l’a faite, sa consigne, les pièces qu’elle a lues et celle qu’elle a remise ; pour une action (« Préparer ou envoyer un email »…), Ce qui a été fait : chaque action, son sort (un email envoyé ou rangé en brouillon) et Voir l’email pour le relire en entier (destinataires, objet, message, pièces jointes).
• Dossier (en haut) ouvre toutes les pièces, à lire et à télécharger (Word, PDF, Markdown ; Excel ou CSV pour un tableau) ; une page web s’y affiche dans un cadre isolé.
• Les livraisons du livrable (en tête, une fois l’exécution livrée) se déplient de même : l’email parti, le message publié. À la relecture des actions préparées par une boucle, chaque email se déplie en entier avant que vous ne le laissiez partir.
• Vous pouvez quitter la page : l’exécution continue sur le serveur. Avec Me prévenir sur mes appareils, une notification annonce chaque validation attendue, la fin ou un arrêt.
• Conversation ouvre le fil de l’exécution ; Arrêter l’interrompt (ce qui a été produit reste). Celles qui vous attendent sont rappelées en tête de la page Workflows. Dans l’historique de la barre latérale, la conversation d’une exécution porte l’icône des workflows à gauche de son titre.
• Toutes vos exécutions, passées et en cours, sont dans Workflows → Historique des exécutions, chacune avec son journal ; le bouton Lancements de l’éditeur (ou Historique sur la page de l’exécution) y mène directement : cf. Revoir l’historique des exécutions.