Conditions, validations et actions

Quatre briques donnent sa logique à un workflow : la condition (deux chemins possibles), Arrêter le workflow (une sortie propre au bout d’un chemin), la validation (votre décision) et l’action (un geste dans un outil relié).

Avant de commencer

Une action agit dans un service relié à votre compte : reliez-le d’abord dans Réglages → Comptes connectés. Une condition par règle lit une Fiche : il faut qu’une étape (ou le départ) en remette une avant elle.

Une condition

1. + sur le rail → Condition.

2. Comment décider :

   • Une règle — par exemple Montant TTC est supérieur à 5 000, sur un champ d’une Fiche. Elle se calcule sans IA : même réponse à chaque fois, aucun crédit. Une condition répond oui ou non : ses lignes (huit au plus) se combinent en une seule réponse, et la phrase en tête le dit — « Le workflow prend la voie « Si oui » quand [toutes ces conditions sont vraies] ; sinon, la voie « Si non » ». Pour un champ Choix, la valeur se prend dans ses options.
   • Une question à MIA — une question fermée (« Cet appel d’offres correspond-il à notre offre ? »), qui cite les pièces avec @. MIA répond oui ou non avec sa raison, visible dans l’exécution. Elle lit toujours la présentation de votre entreprise (Organisation → Entreprise), et Ce que MIA sait de nous ajoute jusqu’à trois bases de connaissances où sont votre offre, vos références ou vos règles. Si MIA hésite : vous demander (une validation s’ouvre avec ce qu’elle a vu), ou prendre « non », la voie prudente.

   Plusieurs réponses possibles pour un même champ (Oui, Non, Peut-être) ? Ne les mettez pas en lignes réunies par « Toutes les conditions » : la règle ne serait jamais vraie, et le workflow prendrait toujours la voie « Si non ». Gardez la valeur qui mène à « Si oui », ou choisissez « au moins une » ; pour plus de deux suites, une décision de MIA. Une règle contradictoire est signalée dans À régler et empêche de publier.

3. Les deux voies : ajoutez des briques dans Si oui et Si non (« + Ajouter » dans la voie), puis choisissez pour chacune puis reprendre le rail ou puis arrêter le workflow. Une voie ne contient pas de condition.

Sur le rail, les deux voies s’ouvrent côte à côte sous la condition, en colonnes de même largeur, chacune de sa couleur. Les liaisons descendent chaque voie et se rejoignent sur un point avant la brique suivante ; une voie qui arrête le workflow ne revient pas. Au téléphone, les voies passent l’une sous l’autre.

Plus de deux suites possibles, ou une question sans réponse oui/non ? Une décision de MIA — voir Laisser MIA choisir la voie.

Dans une boucle, une condition n’ouvre pas de voies : elle trie l’élément en cours. Pour chaque réponse, choisissez continuer le tour, passer à l’élément suivant ou arrêter le workflow — voir Répéter pour chaque élément.

Arrêter le workflow au bout d’une voie

Quand une voie n’a plus rien à faire (une petite facture déjà classée, une demande hors sujet), terminez-la par la brique Arrêter le workflow : l’exécution s’arrête là, proprement, sans passer par le livrable.

1. Dans la voie, + Ajouter → Arrêter le workflow (rubrique Logique). Elle ne se propose que dans une voie de condition ou de décision, une fois par voie, et se place toujours en dernier : ce que vous ajoutez ensuite dans la voie se range avant elle.
2. Statut de l’exécution : Terminée (une fin prévue, par défaut) ou Arrêtée (une sortie à remarquer dans l’historique des exécutions).
3. Le mot de la fin (facultatif) : un message laissé dans la conversation de l’exécution, qui peut citer les pièces avec @ — « Facture de @[Fiche facture › Montant] classée, pas d’accord nécessaire ».

Rien ne part après elle : ni livrable, ni livraison, ni workflow qui s’enchaîne. Ce qui a été produit jusque-là reste dans le dossier, et vous êtes prévenu sur vos appareils si le workflow le demande. Une pièce remise dans l’autre voie reste citable après l’embranchement : la voie qui s’arrête ne la prive de rien.

Une validation

1. + → Validation, ou, plus simple, Je relis la pièce avant la suite dans l’étape.
2. Ce qu’on relit : les pièces à vérifier. Ce qu’il faut vérifier : une consigne pour vous.
3. Ce que vous pourrez faire : approuver ou arrêter (toujours), corriger la pièce directement, renvoyer à l’étape avec une remarque (deux fois au plus).
4. Sans réponse : au bout de un à quatorze jours (sept par défaut), l’exécution s’arrête.

Une action

1. + → Action.
2. Dans quel outil : email Gmail ou Outlook, agenda, tâches, Slack, Google Drive, automatisation n8n, présentation Gamma — ceux que vous avez reliés.
3. Ce que l’action fait : une consigne qui cite les pièces (« Prépare un email à l’adresse de @[Contexte] avec @[Synthèse] »). Une pièce que vous demandez de mettre dans l’email, le message ou le document y figure telle quelle, son contenu exact (pas son nom, pas un résumé) ; une image citée apparaît dans le corps de l’email, même si MIA a oublié de la placer. La pièce prend la mise en forme de sa destination : mise en forme Slack dans un message Slack, texte simple dans les notes d’une tâche ou la description d’un évènement. Une pièce qui en cite d’autres (une news rédigée à partir de la veille de la semaine) arrive complète : les pièces qu’elle cite y figurent aussi. Un texte venu de l’extérieur — un email reçu, un fichier déposé — n’est jamais complété ainsi : ce qu’il contient reste tel qu’il est arrivé. Pour un résumé ou une information tirée d’une pièce, dites-le dans la consigne (« résume @[Synthèse] en trois lignes »).
4. Filtres (Gmail, Outlook, Google Drive) : les emails ou les fichiers que l’action voit, et les destinataires permis — voir Filtrer les emails et les fichiers.
5. Ce que fait l’action : Préparer des actions à approuver (par défaut — une carte attend votre accord dans la conversation de l’exécution, et le workflow aussi) ou Agir sans validation (si votre administrateur le propose ; un email reste un brouillon tant que Envoyer réellement les emails n’est pas coché).

Slack a ses propres réglages : la brique publie (dans un canal ou à une personne, avec des fichiers joints) ou lit (un canal, une conversation, une recherche, pour en tirer une pièce) — voir Lire ou publier dans Slack.

Une étape peut aussi agir dans ses sources : réglez Ce qu’elle peut faire dans les outils sur Préparer des actions à approuver ou Agir sans validation. Les pièces qu’elle met dans ce qu’elle écrit y figurent de même, telles quelles.