Envoyer et déposer un compte rendu
Trois actions possibles après une réunion : Envoyer par mail, Entreposer et Télécharger.
Votre administrateur décide lesquelles existent ; vous réglez leur comportement dans vos limites. Une action qu’il a fermée ne peut pas être rouverte de votre côté.
Avant de commencer
Section intitulée « Avant de commencer »Pour l’envoi de mail et le dépôt, votre compte externe doit être relié — voir Connecter son compte.
Envoyer par mail
Section intitulée « Envoyer par mail »- Renseignez vos destinataires dans les réglages des actions.
- Sur une réunion, déclenchez Envoyer par mail.
À savoir :
- Le mail part depuis votre compte connecté, en votre nom.
- Vous êtes toujours en copie. Ce n’est pas un réglage : c’est une garantie de traçabilité.
- Les destinataires sont ceux enregistrés dans vos réglages, jamais une adresse improvisée au moment de l’envoi.
- Le nombre de destinataires est plafonné par votre administrateur.
Déposer dans un espace de stockage
Section intitulée « Déposer dans un espace de stockage »Le compte rendu est déposé dans le dossier que vous avez choisi, chez le fournisseur autorisé par votre organisation.
Approbation avant dépôt : vous pouvez demander à valider chaque dépôt avant qu’il parte. C’est un réglage personnel, recommandé si vos comptes rendus sont sensibles.
Télécharger
Section intitulée « Télécharger »Récupère le compte rendu sur votre poste, sans passer par un compte externe.
Les étiquettes changent la destination
Section intitulée « Les étiquettes changent la destination »Une étiquette — « Client Acme » — peut porter son propre dossier de dépôt et ses propres destinataires.
La règle de l’étiquette remplace la vôtre, elle ne s’y ajoute pas. Une réunion étiquetée « Client Acme » part aux interlocuteurs de ce client, pas aux vôtres plus les siens. C’est voulu : sans cela, un compte rendu client partirait aussi à toute votre équipe.
Vérifier que ça marche
Section intitulée « Vérifier que ça marche »Un bouton Tester envoie un exemple avec votre configuration réelle, sans attendre d’avoir une vraie réunion. Utilisez-le après chaque modification de vos réglages.
En cas de problème
Section intitulée « En cas de problème »| Ce qui arrive | Quoi faire |
|---|---|
| L’action n’apparaît pas | Votre administrateur ne l’a pas activée. |
| Le dépôt échoue | Le dossier a peut-être été supprimé ou renommé. Le resélectionner dans vos réglages. |
| L’envoi est refusé | Votre compte externe a expiré ou son autorisation a été retirée. Le reconnecter. |