Administration

Ces pages sont réservées aux personnes qui administrent l’instance myBrief de leur organisation. Elles suivent, autant que possible, les sujets de la documentation utilisateur : un sujet réglé ici renvoie à sa page côté utilisateur.

L’écran Administration

Administration, dans le menu de compte — votre nom, en bas de la colonne de gauche ; sur téléphone, votre avatar, en haut à droite —, ouvre l’administration. La ligne n’apparaît qu’aux comptes qui ont le rôle Administrateur.

Onglet	Ce qu’on y règle	Sujet
Configuration	Le vocabulaire de l’organisation, les corrections automatiques de la transcription, le logo, la phrase d’accueil, les couleurs	La configuration de l’instance
Templates	Les templates proposés à tous, et les templates fournis	Les templates
Actions	Les boutons après réunion, le compte relié, les limites d’envoi	Les actions après réunion
Utilisateurs	Les comptes, les rôles, les mots de passe	Les utilisateurs
Groupes	Les groupes d’utilisateurs, et qui est dans lequel	Gérer les groupes
Authentification	La page de connexion, Google, Microsoft, les domaines autorisés	La connexion
IA	La clé OpenAI, les modèles de rédaction et de transcription, l’infographie	L’IA
MyBrain	Le myBrain de l’organisation, et qui lui envoie ses réunions	L’envoi des réunions à myBrain
Statistiques	L’usage de l’instance, compte par compte, ce qu’il coûte en IA, et le rapport PDF	Les statistiques

Les pastilles : ce qui reste à régler

Une pastille sur votre nom — sur téléphone, sur votre avatar —, puis sur la ligne Administration du menu de compte, signale qu’un réglage de l’organisation est à revoir ; la même pastille marque ensuite, dans la colonne de gauche, l’onglet où il se corrige. Survolez-la : une bulle dit ce qui ne va pas et ce que cela coûte. Sur téléphone, la pastille apparaît aussi sur le bouton menu, et la phrase est écrite sous le nom de l’onglet.

Couleur	Sens
Rouge	Une panne : quelque chose ne marche plus, pour tout le monde
Orange	Un réglage sans effet : un bouton proposé qui n’apparaîtra chez personne
Bleu	Un conseil : rien n’est cassé, le résultat serait meilleur

Onglet	Ce qui allume sa pastille
Configuration	Logo, phrase d’accueil et couleurs d’origine ; vocabulaire de l’organisation vide
Actions	Entreposer proposé sans fournisseur choisi ; Envoyer par mail proposé alors que le serveur n’a pas de relais d’envoi et qu’aucun compte ne peut être relié
Authentification	Le fournisseur choisi dans Actions n’a pas ses identifiants : personne ne peut relier son compte
IA	Aucune clé OpenAI, ou une clé qu’OpenAI refuse
MyBrain	La clé ne peut plus être lue, myBrain la refuse, lui a retiré le droit « nourrir », ou ne répond pas
Statistiques	Tarifs d’IA relevés il y a plus de trente jours

La clé OpenAI et la connexion à myBrain sont réellement essayées, pas seulement lues. Une pastille disparaît dès que vous enregistrez la correction. Après une correction faite hors de myBrief — un serveur myBrain redémarré, par exemple —, rouvrez l’administration : elle suit dans les deux minutes. Un incident passager, un service lent, n’allume jamais de pastille.

La roue crantée porte, comme pour tout le monde, vos pastilles personnelles : votre compte relié, vos dossiers de dépôt. Elles ne concernent que vous, et vous ne voyez pas celles de vos collègues.

Mettre une instance en service

L’installation sur le serveur, puis les réglages sans lesquels personne ne peut se servir de myBrief — votre mot de passe, la clé OpenAI, la connexion, les comptes —, se font dans cet ordre : L’installation. Sur une instance déjà installée, commencez à Faire les réglages de base.

Le principe à retenir

Pour les actions après réunion, l’administration est un plafond, pas un défaut. Ce que vous fermez, un utilisateur ne peut pas le rouvrir ; ce que vous ouvrez, il l’affine dans vos limites. Pour le reste — templates, vocabulaire, corrections de la transcription, apparence —, vos réglages s’appliquent à tous les comptes.

Enregistrer vos réglages

Les onglets Configuration, Authentification, IA, Actions et MyBrain ont une barre d’enregistrement en bas : « Modifications non enregistrées », Annuler, Enregistrer. Aucun avertissement ne vous retient si vous changez d’onglet sans enregistrer. Utilisateurs et Groupes agissent immédiatement ; chaque template s’enregistre à part.

Les autres comptes voient la plupart des changements au prochain chargement de myBrief.

Ce que vous voyez, et ce que vous ne voyez pas

Vous voyez les comptes, leur dernière connexion et des volumes d’usage, par personne. Vous ne voyez jamais le contenu des réunions de vos collègues : ni transcription, ni résumé, ni notes. Une réunion envoyée à myBrain y est lue, elle, par les personnes qui valident sa revue — voir L’envoi des réunions à myBrain.

Les réunions ne sont jamais supprimées automatiquement : chacun garde les siennes jusqu’à ce qu’il les supprime, ou que son compte soit supprimé.

Qui fait quoi

Relève de votre organisation	Relève de MyAlfred
Comptes, rôles, connexion, domaines autorisés	Installation — voir L’installation —, mises à jour, serveur, sauvegardes
Clé OpenAI et choix des modèles	Le relais d’envoi des mails du serveur
Actions, templates, vocabulaire, apparence	Les identifiants Microsoft Entra fournis au déploiement
Applications Google Cloud et Microsoft Entra de votre organisation	L’activation ou non de la connexion par mot de passe au niveau du serveur

Les sujets d'administration

• L'installation

  Mettre myBrief en service sur un serveur, faire les réglages sans lesquels personne ne peut s'en servir, puis le tenir à jour — les étapes, dans l'ordre.

• La configuration de l'instance

  Le vocabulaire de l'organisation, joint à chaque compte rendu, les corrections automatiques de la transcription, et l'apparence de myBrief — logo, phrase d'accueil, couleurs.

  Côté utilisateur
• Les templates

  Proposer à tous les comptes les templates de compte rendu de l'organisation, et adapter les six templates fournis.

  Côté utilisateur
• Les actions après réunion

  Décider quels boutons d'envoi, de dépôt et de téléchargement existent, chez quel fournisseur, et jusqu'où les utilisateurs peuvent aller.

  Côté utilisateur
• Les utilisateurs

  Créer les comptes, donner le rôle d'administrateur, les ranger en groupes, suspendre un accès, réinitialiser un mot de passe, supprimer un compte.

• La connexion

  Choisir les modes de connexion proposés — mot de passe, Google, Microsoft —, préparer leurs applications et restreindre l'accès aux domaines de l'organisation.

  Côté utilisateur
• L'IA

  Les clés des fournisseurs d'IA de l'organisation, le modèle qui rédige les comptes rendus — chez OpenAI ou Mistral —, celui qui transcrit en direct — chez OpenAI, Mistral, Speechmatics ou AssemblyAI —, celui qui dessine les infographies, et l'infographie elle-même.

• L'envoi des réunions à myBrain

  Relier myBrief au myBrain de l'organisation, et décider qui y envoie ses réunions.

  Côté utilisateur
• Les statistiques

  Suivre l'adoption de myBrief et son usage compte par compte — réunions, temps enregistré, régularité, comptes rendus —, le filtrer, en sortir un rapport PDF, et savoir ce qu'il coûte en IA, sans jamais voir le contenu des réunions.

  Côté utilisateur