Gérer les groupes

Administration → Groupes.

Un groupe est un ensemble de comptes : un service, une équipe, un profil. Chaque compte est dans un seul groupe : le mettre dans un autre l’enlève du premier. Un groupe sert à se repérer, et porte des règles : le quota de minutes de réunion de ses membres, et leur droit de générer des infographies.

L’onglet montre la colonne Utilisateurs à gauche, et une carte par groupe à droite. Chaque carte porte la couleur du groupe, sa description, les initiales de ses premiers membres suivies de leur nombre, son quota, et la pastille Infographies quand il en donne le droit.

Le groupe par défaut

Un groupe Défaut existe dès l’installation, marqué Par défaut :

tout nouveau compte y entre, qu’il soit créé par vous ou à une première connexion Google ou Microsoft ;
un compte retiré de son groupe y revient, de même que les membres d’un groupe supprimé ;
il se renomme et change de couleur, mais ne se supprime pas.

Le groupe des administrateurs

Un groupe Admin existe aussi dès l’installation, marqué Administrateurs. Il naît Illimité et avec le droit aux infographies :

un compte qui devient administrateur y entre : créé avec le rôle Administrateur, ou passé Administrateur dans sa fiche ;
un administrateur qui redevient utilisateur en sort pour le groupe par défaut ;
il se renomme, change de couleur, de quota et de droits, mais ne se supprime pas.

C’est un placement par défaut, pas une obligation : vous pouvez ensuite mettre un administrateur dans un autre groupe, ou un utilisateur dans celui-ci. Un administrateur que vous avez placé ailleurs y reste s’il redevient utilisateur.

Créer un groupe

Cliquez + Nouveau groupe.
Renseignez :
- Nom du groupe ;
- Description, facultative : à quoi sert le groupe, qui doit y être ;
- Couleur : la pastille qui marque le groupe sur les comptes. L’Aperçu montre la puce telle qu’elle s’affichera ;
- Minutes de réunion par mois : Illimité, ou Limité à un nombre de minutes, voir ci-dessous ;
- sous Droits, Générer des infographies : désactivé à la création, voir ci-dessous.
Cliquez Enregistrer. Le groupe s’ouvre sur ses membres, vides : ajoutez-les.

Le quota de minutes de réunion

Chaque groupe fixe ce que ses membres peuvent enregistrer par mois et par personne : Illimité, ou Limité à un nombre de minutes. La carte du groupe l’affiche, « 120 min / mois » ou « Illimité ».

Ce qui compte. La durée de chaque réunion terminée, telle que le chronomètre l’a mesurée, comptée dans le mois où la réunion a commencé — même si elle a été supprimée depuis : supprimer une réunion ne rend pas ses minutes. Le compteur repart de zéro le 1er du mois à minuit, heure de Paris. Un enregistrement où rien n’a été transcrit, que myBrief efface de lui-même à l’arrêt, ne décompte rien. Un fichier importé non plus, mais l’import est refusé quand le quota est atteint.

Chaque membre a le quota de son groupe, pour lui seul : changer quelqu’un de groupe change son quota. Pour donner un quota de base à tout le monde, limitez le groupe par défaut ; pour en exempter quelques personnes, mettez-les dans un groupe Illimité.

Ce que voient les membres. Un anneau autour de leur avatar, en bas de la colonne de gauche, et sous leur nom « 1 h 15 restantes ». L’anneau descend en direct pendant une réunion, et passe du vert à l’ambre sous la moitié, à l’orange sous un cinquième. Leur menu de compte détaille le mois (Ce mois-ci) ; Voir mes statistiques ouvre Mes statistiques, avec la jauge du mois et une alerte quand le rythme mènerait à l’épuisement avant le 1er. Quota atteint, il passe en rouge, Démarrer affiche Quota atteint, et un message donne la date du renouvellement. Un quota relevé vaut aussitôt : le membre clique de nouveau sur Démarrer, sans recharger la page. La réunion en cours n’est jamais coupée : le quota s’applique au démarrage, et une réunion qui dépasse termine normalement.

Sans quota, pas d’anneau : sous le nom, l’adresse.

Le droit aux infographies

Dans le formulaire du groupe, sous Droits, l’interrupteur Générer des infographies permet aux membres de créer l’infographie d’un compte rendu. La carte du groupe porte alors la pastille Infographies.

Un compte a le droit quand son groupe le lui donne.

Au départ, « Défaut » et « Admin » donnent le droit. Un groupe créé ensuite naît sans le droit. Pour réserver les infographies à quelques personnes, retirez le droit à « Défaut », puis donnez-le à leurs groupes.

Ce que voient les membres sans le droit. La tuile Infographie de la carte de génération, l’invitation Créer une infographie et Régénérer disparaissent. Leurs infographies déjà créées restent visibles, téléchargeables et supprimables.

L’onglet IA passe avant. Si Proposer l’infographie y est sur Masquée, personne ne génère d’infographie, quels que soient les groupes. Le formulaire du groupe le rappelle quand vous donnez le droit. Voir Proposer l’infographie.

Cinquante groupes au plus ; le compteur, en haut de l’onglet, dit où vous en êtes.

Mettre des comptes dans un groupe

En glissant. Dans la colonne Utilisateurs, chaque ligne est un compte ; sa pastille de couleur est son groupe. Glissez la ligne sur la carte d’un groupe. Pendant le geste, chaque carte dit ce qu’elle fera : Déposer ici en pointillés si elle peut accueillir le compte, Déjà dans ce groupe sinon. Sur la carte survolée, Relâchez pour placer. Le compte change aussitôt de groupe : ses initiales passent en tête de la nouvelle carte, quittent l’ancienne, et un message le confirme en bas de l’écran.

Sans glisser, au doigt sur un téléphone ou au clavier. Touchez le compte, ou Entrée : le bandeau Choisissez un groupe pour… apparaît, et chaque carte qui peut l’accueillir propose Placer … ici. Choisissez-la. Annuler, ou Échap, relâche le compte. Au clavier, Entrée mène directement au premier groupe possible.

Chercher un compte…, en tête de la colonne, la filtre par nom ou adresse. La colonne charge les 200 premiers comptes par ordre d’adresse : au-delà, la recherche trouve les autres. Sur un écran étroit, elle devient une bande qui défile de côté, au-dessus des cartes.

Le déplacement n’a pas de confirmation : il se défait en reposant le compte sur son ancien groupe.

Depuis le groupe. Cliquez le nom du groupe, ou son nombre de membres. Sous Ajouter un membre, tapez un nom ou une adresse : les comptes qui correspondent apparaissent, sans ceux qui sont déjà membres, chacun avec son groupe actuel (Actuellement dans). Ajouter un membre sur la ligne du compte l’y fait passer aussitôt : il quitte son groupe actuel.

Depuis le compte. Administration → Utilisateurs, cliquez le compte : sous Groupe, choisissez le sien, puis Enregistrer. À la création d’un compte, le groupe par défaut est déjà choisi. Passer le Rôle à Administrateur choisit le groupe des administrateurs, revenir à Utilisateur le groupe par défaut : vous pouvez encore en choisir un autre avant d’enregistrer.

Retirer un compte d’un groupe

Dans le groupe, Retirer sur la ligne du compte : il revient dans le groupe par défaut, l’infobulle du bouton le dit avant le geste. Dans le groupe par défaut, Retirer est grisé : on n’en sort qu’en rejoignant un autre groupe.

Modifier ou supprimer un groupe

Le crayon, sur la carte ou en tête des membres, change le nom, la description, la couleur, le quota et les droits. Deux groupes ne peuvent pas porter le même nom. Un quota modifié s’applique aussitôt, y compris aux minutes déjà consommées ce mois-ci.

La corbeille supprime le groupe. Ses membres reviennent dans le groupe par défaut. Aucun compte n’est supprimé. Les groupes Défaut et Admin n’ont pas de corbeille.

Ce que voient les utilisateurs

Chacun voit son groupe dans son menu de compte, en cliquant son nom en bas de la colonne de gauche. Il ne peut pas le changer.

En cas de problème

Ce qui arrive	Quoi faire
« Un groupe porte déjà ce nom. »	Choisissez un autre nom, ou retrouvez le groupe existant dans la liste.
« Le groupe par défaut ne se supprime pas. »	Renommez-le, ou videz-le en mettant ses membres ailleurs.
« Le groupe des administrateurs ne se supprime pas. »	Renommez-le, ou videz-le en mettant ses membres ailleurs.
« Le groupe choisi n’existe plus. Rechargez la page. »	Le groupe a été supprimé depuis un autre onglet : rechargez, puis refaites votre choix.
Un nouvel administrateur a un crédit illimité	Il est entré dans le groupe des administrateurs, illimité au départ. Mettez-le dans un autre groupe, ou limitez Admin.
« Indiquez un nombre de minutes, ou choisissez « Illimité ». »	Limité à attend un nombre entier de minutes ; zéro interdit tout enregistrement au groupe.
Un utilisateur dit qu’il ne peut plus enregistrer	Son compteur est à Quota atteint : relevez le quota de son groupe, ou mettez-le dans un groupe plus généreux. Le changement vaut tout de suite.
Un utilisateur a supprimé des réunions, et son compteur n’a pas bougé	C’est la règle : une réunion supprimée reste décomptée jusqu’au renouvellement. Pour lui rendre des minutes, relevez le quota de son groupe.
Un compte n’apparaît pas dans la liste Utilisateurs	Le filtre Tous les groupes, à côté de la recherche, est peut-être sur un groupe : remettez-le sur Tous les groupes.
Une carte refuse le compte qu’on glisse	Il est déjà dans ce groupe : la carte affiche Déjà dans ce groupe.
Un compte manque dans la colonne Utilisateurs	Au-delà de 200 comptes, tapez son nom dans Chercher un compte….
Un utilisateur ne voit pas la tuile Infographie	Son groupe ne lui en donne pas le droit, ou l’onglet IA masque l’infographie. Donnez le droit à son groupe, mettez-le dans un groupe qui l’a, ou vérifiez Proposer l’infographie.