Les actions après réunion
Une fois la réunion terminée, trois actions font sortir le compte rendu ou la transcription de
myBrief : Envoyer par mail, Entreposer dans votre 
Drive ou votre 
OneDrive, et Télécharger.
Elles sont dans le menu du bouton Partager, à droite des onglets de la réunion. Juste après le
premier résumé, la fenêtre Votre résumé est prêt propose aussi de ranger la réunion, de l’envoyer
et de l’entreposer, en un geste.
Ne pas confondre avec les tâches repérées pendant la réunion : voir La détection d’actions.
À quoi ça sert
Section intitulée « À quoi ça sert »À diffuser et classer les comptes rendus sans copier-coller : un clic, et le document part aux bonnes personnes ou se range dans le bon dossier, avec un nom et un objet cohérents.
Comment ça marche
Section intitulée « Comment ça marche »Le bouton Partager, à droite des onglets d’une réunion terminée — sur téléphone, sous les onglets —, ouvre un menu où chaque action est nommée, et dit où part le document. Le menu partage le document affiché : le résumé en PDF sur l’onglet Résumé, la transcription en texte sur l’onglet Transcription.
| Entrée du menu | Ce qu’elle fait |
|---|---|
| Envoyer via le tag — ou Envoyer par mail | L’envoi automatique. Le sous-titre nomme le tag et compte ses destinataires, ou annonce « Vos destinataires habituels » quand le tag n’a pas de liste |
| Entreposer via le tag — ou Entreposer dans Google Drive (ou OneDrive) |
Le dépôt. « Via le tag » quand le tag a son dossier, ou range dans un sous-dossier à son nom ; sinon « Votre dossier de dépôt » |
| Rédiger dans ma messagerie — sur téléphone seulement | Ouvre un mail dans l’application de messagerie du téléphone, document dans le corps, pour relire et ajouter des destinataires — voir Envoyer par mail |
| Télécharger le PDF — ou Télécharger la transcription | Le téléchargement |
Pendant l’action, Partager le dit : « Envoi… », « Dépôt… » ou « Préparation… ». Une action à la fois : les autres attendent.
Votre administrateur décide lesquels existent, séparément pour le résumé et pour la transcription. Une entrée absente du menu n’est pas cachée : c’est une action fermée sur votre installation.
Ce qui part : la version affichée, avec vos retouches. Le résumé en PDF, la transcription en fichier texte. Par mail, le document est aussi dans le corps du message.
Les destinataires et le dossier ne se choisissent pas au moment d’envoyer : ils viennent de vos réglages, ou de ceux du tag de la réunion. C’est une garantie : un compte rendu ne part jamais vers une adresse improvisée.
| D’où ça vient | |
|---|---|
| Destinataires | La liste du tag de la réunion, sinon votre liste par défaut. Vous êtes toujours en copie |
| Expéditeur | Votre compte Google ou Microsoft relié ; sinon le relais du serveur, qui n’écrit qu’à vous, sauf autorisation de votre administrateur |
| Dossier | Celui du tag, sinon le vôtre, sinon celui de l’organisation, sinon un dossier « myBrief » à la racine de votre Drive |
| Objet, nom du fichier | Votre format, sinon celui de l’organisation, sinon celui de myBrief |
Ce qu’il faut pour chaque action.
| Action | Il faut |
|---|---|
| Envoyer par mail | Un compte relié, ou un relais d’envoi sur le serveur |
| Entreposer | Un compte Google ou Microsoft relié, avec l’accès aux fichiers — voir Relier son compte Google ou Microsoft |
| Télécharger | Rien |
Limites. Un document de 25 Mo au plus ; 60 mails par heure et par compte ; un nombre de destinataires fixé par votre administrateur — dix, sauf réglage contraire.
Les façons de s’en servir
Section intitulée « Les façons de s’en servir »| Vous voulez… | Page |
|---|---|
| Ranger, envoyer et entreposer d’un geste, dès le premier résumé | Ranger et partager après le premier résumé |
| Envoyer le compte rendu à vos interlocuteurs | Envoyer par mail |
Ranger le compte rendu dans votre Drive, OneDrive ou  SharePoint |
Entreposer un document |
| Garder le document sur votre appareil | Télécharger un document |
| Donner un objet et un nom de fichier parlants | Nommer les fichiers et l’objet du mail |
| Vérifier que l’envoi ou le dépôt fonctionne, sans attendre une réunion | Tester l’envoi et le dépôt |
Ce que vous pouvez régler
Section intitulée « Ce que vous pouvez régler »Dans Ma configuration, groupe Actions : Envoi d’email — vos destinataires, l’objet, le nom des fichiers —, Entreposer — votre dossier, un sous-dossier par tag, une confirmation avant chaque dépôt —, et Connexion, le compte qui envoie et dépose. Sur les deux premières, Après le premier résumé ouvre ou ferme la fenêtre Votre résumé est prêt.
Votre administrateur décide des boutons proposés, du fournisseur — Google ou Microsoft —, du plafond de destinataires et de ce que peut faire le relais du serveur. Vous réglez tout le reste, dans ses limites.
Exemples
Section intitulée « Exemples »Le compte rendu d’équipe. Votre liste par défaut contient votre équipe : après chaque réunion, Partager, Envoyer par mail, et c’est fait — vous êtes en copie.
Le client Dupont. La réunion porte le tag « Client Dupont », qui a ses destinataires et son dossier : Envoyer via le tag écrit aux interlocuteurs du client, Entreposer via le tag range dans Clients / Dupont.
Un espace partagé sensible. Vous activez Me demander confirmation avant chaque dépôt : une fenêtre récapitule le dossier et le nom du fichier avant chaque dépôt.
Une archive locale. Partager, Télécharger le PDF, et le compte rendu rejoint le dossier du projet sur votre poste.
Voir aussi
Section intitulée « Voir aussi »- Les tags — des destinataires et un dossier par client ou par projet
- Les résumés — le document qu’on envoie
- La connexion — relier le compte qui envoie et dépose