Les actions après réunion

L’onglet Administration → Actions décide des boutons proposés après chaque réunion et chaque résumé — Envoyer par mail, Entreposer, Télécharger —, du fournisseur des comptes que les utilisateurs relient, et des limites de leurs envois.

À quoi ça sert

À ouvrir la diffusion des comptes rendus à la mesure de votre politique : tout ouvert pour une équipe commerciale, le téléchargement seul pour un service qui ne doit rien envoyer hors de l’organisation.

Comment ça marche

Vous êtes un plafond, pas un défaut. Ce que vous fermez disparaît pour tous et ne se rouvre pas ; ce que vous ouvrez, chaque utilisateur l’affine — ses destinataires, son dossier, ses formats de nom.

Réglage	Qui décide
Les boutons proposés — six interrupteurs	Vous
Le fournisseur des comptes reliés	Vous
Le plafond de destinataires, le relais vers des tiers	Vous
Le dossier de dépôt	Le tag de la réunion, sinon l’utilisateur, sinon vous
Les destinataires	Le tag, sinon l’utilisateur. Son adresse est toujours en copie
L’objet du mail, le nom des fichiers	L’utilisateur, sinon vous
La confirmation avant dépôt	L’utilisateur

flowchart TB
  accTitle: Un plafond, pas un défaut
  accDescr: L'administrateur ouvre ou ferme les boutons, choisit le fournisseur, plafonne les destinataires et décide du relais vers des tiers. Dans ces limites, chaque utilisateur règle ses destinataires, son dossier, l'objet et le nom des fichiers, et la confirmation avant dépôt. Le tag d'une réunion, s'il en porte, remplace les destinataires et le dossier de l'utilisateur.
  A["Vous, l'administrateur<br>boutons, fournisseur,<br>plafond, relais"]
  A -- "fixe le plafond" --> U["L'utilisateur<br>destinataires, dossier,<br>noms, confirmation"]
  U -- "pour une réunion taguée,<br>remplacés par" --> G["Le tag de la réunion<br>ses destinataires<br>et son dossier"]

Six interrupteurs : chaque action existe après chaque réunion — sur l’onglet Transcription — et après chaque résumé — sur l’onglet Résumé. Par défaut, les six sont ouverts, et le fournisseur est Aucun : le bouton Entreposer n’apparaît qu’une fois un fournisseur choisi.

L’onglet s’ouvre replié. En tête, Ce que verront vos utilisateurs : la barre de boutons après chaque réunion et après chaque résumé. Dessous, deux groupes de tuiles : Les boutons proposés — Envoyer par mail, Entreposer, Télécharger — et Réglages communs — Compte relié, Nom des fichiers. Chaque tuile dit où son bouton apparaît (« Réunion et résumé », « Après le résumé », « Désactivé ») et ce qui le règle : le plafond de destinataires, le dossier, le fournisseur. Un clic déplie son réglage sous le groupe, un seul à la fois. Un bouton activé qui n’apparaîtra pas le dit sur sa tuile, sans la déplier : Aucun relais, Compte requis. Une tuile qui porte Modifié a un changement pas encore enregistré.

Ce que chaque bouton demande en plus de son interrupteur :

Bouton	Il faut aussi
Envoyer par mail	Le relais d’envoi du serveur, ou un compte relié par l’utilisateur
Entreposer	Un fournisseur choisi ici, et un compte relié par l’utilisateur
Télécharger	Rien

Les garde-fous, qui ne se désactivent pas :

les destinataires et le dossier ne viennent jamais de la demande d’envoi, seulement des réglages enregistrés : on ne peut pas faire partir un compte rendu vers une adresse improvisée ;
l’adresse de l’utilisateur est toujours en copie ;
le nombre de destinataires est plafonné — par vous, jusqu’à vingt ;
chaque envoi laisse une trace : qui, à qui, quand, sans le contenu, gardée 90 jours.

Les changements arrivent chez les utilisateurs au prochain chargement de myBrief.

Configurer

Réglage	Où	Effet	Page
Interrupteurs Après chaque réunion, Après chaque résumé	Actions → Envoyer par mail, Entreposer, Télécharger	Les boutons proposés	Choisir les boutons proposés
Fournisseur, Proposer les bibliothèques SharePoint, Dossier cible	Actions → Compte relié, Entreposer	Google ou Microsoft, les bibliothèques SharePoint, et le dossier de dépôt par défaut	Choisir le compte relié
Destinataires maximum, Autoriser le relais du serveur à écrire à des tiers, Objet du mail	Actions → Envoyer par mail	Les limites et le format des envois	Régler l’envoi par mail
Nom des fichiers par défaut	Actions → Nom des fichiers par défaut	Le nom des documents envoyés et déposés	Nommer les fichiers par défaut
Tester l’envoi, Tester le dépôt	Actions	Une exécution réelle avec les valeurs de l’organisation	Tester la configuration

Exemples de configuration

Une équipe commerciale sous Google Workspace. Fournisseur Google (Gmail + Drive), six interrupteurs ouverts, 15 destinataires au plus, dossier cible myBrief/Comptes-rendus. Chacun relie son compte ; les tags par client font le reste.

Un service qui ne diffuse rien. Envoyer par mail et Entreposer fermés, Télécharger ouvert après chaque résumé seulement.

Sous Microsoft 365, avec SharePoint. Fournisseur Microsoft (Outlook + OneDrive) ; l’application Microsoft Entra porte les permissions d’envoi, de fichiers et de sites SharePoint. Les utilisateurs choisissent eux-mêmes une bibliothèque SharePoint par tag.

Vérifier que tout fonctionne

Ce que verront vos utilisateurs, en tête de l’onglet : la barre de boutons telle qu’elle apparaîtra.
Tester l’envoi et Tester le dépôt, avec votre compte, dans les tuiles Envoyer par mail et Entreposer dépliées.
Avec un compte de test : relier un compte, envoyer un compte rendu, entreposer.

Voir aussi

Les actions après réunion, côté utilisateur
La connexion — les applications Google et Microsoft dont dépendent les comptes reliés