L'enregistrement d'une réunion

Enregistrer une réunion, c’est laisser myBrief l’écouter : il capte le son, l’écrit au fil de la parole, repère les actions et prépare le compte rendu. Tout commence par Démarrer, dans la barre du bas.

À quoi ça sert

À suivre la réunion au lieu de la noter. Pendant que vous parlez, la transcription s’écrit à l’écran ; à la fin, le compte rendu est à un clic.

Comment ça marche

Deux sources de son.

Source	Ce qu’elle capte	Étiquette dans la transcription
Le micro	Votre voix, et celle des personnes présentes dans la pièce	Votre nom
Le son de l’ordinateur — en visio	La voix de vos interlocuteurs à distance, le son d’une application	Visio, ou le nom que vous leur donnez

Autour d’une table, le micro suffit. En visio, vos interlocuteurs sortent par vos haut-parleurs ou votre casque : aucun micro ne les reprend proprement. myBrief vous demande donc de partager votre écran — non pour l’image, mais pour l’audio qui l’accompagne. Seuls Chrome et Edge, sur un ordinateur, savent le faire. Firefox et Safari y arrivent avec un périphérique audio virtuel, installé une fois sur l’ordinateur : myBrief l’ouvre alors en plus du micro, sans partage d’écran.

Le déroulé. Au clic sur Démarrer, le navigateur demande l’accès au micro, puis myBrief propose le partage d’écran. L’écran d’enregistrement s’affiche ensuite : « Enregistrement en cours… », un chronomètre, et la transcription qui s’écrit ligne après ligne. La réunion apparaît aussitôt dans l’historique, en italique.

Le consentement des participants. Enregistrer une réunion suppose l’accord de chacun : c’est à vous, qui la lancez, de le demander avant de démarrer. Sur ordinateur, la fenêtre Quel type de réunion ? le rappelle sous son titre — Consentement obligatoire. Sur téléphone, cette fenêtre ne s’affiche pas, et le rappel non plus.

Pas de séparation automatique des voix. myBrief distingue deux sources, pas les personnes : tout ce que capte votre micro vous est attribué, et tous vos interlocuteurs à distance partagent l’étiquette Visio, que vous pouvez renommer — voir Nommer les participants.

La langue. La transcription se fait dans la langue de l’interface, français ou anglais : une réunion en anglais s’enregistre avec l’interface en anglais — voir Changer la langue.

Le son ne reste pas chez myBrief. Il part de votre navigateur vers le service de transcription (OpenAI) et n’est pas conservé sur le serveur. À la fin, Télécharger l’audio en garde une copie sur votre appareil, tant que vous ne rechargez pas la page.

flowchart TB
  %% animer
  accTitle: Le trajet du son, jusqu'à la transcription
  accDescr: Le micro capte votre voix et celle des personnes présentes ; le son de l'ordinateur, par le partage d'écran dans Chrome ou Edge ou par un périphérique audio virtuel dans Firefox et Safari, capte vos interlocuteurs en visio. Le son part de votre navigateur vers le service de transcription, OpenAI, sans être conservé sur le serveur. Le texte revient dans la transcription : les lignes du micro portent votre nom, celles du son de l'ordinateur l'étiquette Visio.
  M["Le micro<br>vous, et la pièce"] --> NAV["Votre navigateur"]
  V["Le son de l'ordinateur<br>la visio"] --> NAV
  NAV -- "le son, jamais gardé<br>sur le serveur" --> O@{ icon: "marque:openai", label: "Le service<br>de transcription<br>OpenAI" }
  O -- "le texte" --> T@{ icon: "concept:transcription", label: "La transcription<br>votre nom, ou « Visio »" }

Vos minutes de réunion. Si votre organisation a fixé un quota à votre groupe, un anneau entoure votre avatar, en bas de la colonne de gauche — en haut à droite sur téléphone —, et la ligne sous votre nom dit ce qu’il vous reste : « 1 h 15 restantes ». L’anneau se vide au fil du mois, descend en direct pendant une réunion, et change de couleur avec ce qui reste : vert, ambre sous la moitié, orange sous un cinquième. Le bloc Ce mois-ci du menu de compte détaille le crédit et votre rythme ; Voir mes statistiques ouvre Mes statistiques. Quota atteint, l’anneau passe en rouge, Démarrer affiche Quota atteint, et un message donne la date du renouvellement, le 1er du mois suivant. Une réunion commencée n’est jamais coupée : si vos minutes s’épuisent pendant qu’elle tourne, un message vous prévient et reste affiché jusqu’à ce que vous le fermiez, et l’enregistrement comme la transcription continuent jusqu’à ce que vous l’arrêtiez. Supprimer une réunion ne rend pas ses minutes : elles restent décomptées jusqu’au renouvellement. Sans quota, pas d’anneau : la ligne sous votre nom donne votre adresse.

Les limites.

• Une connexion à Internet est nécessaire sur ordinateur ; seule l’application Android enregistre hors ligne.
• Au bout de trois heures, myBrief vous demande si la réunion continue ; au bout de huit heures, il arrête l’enregistrement — voir La pause et la fin d’une réunion.
• Un fichier importé fait 25 Mo au plus.

Les façons de s’en servir

Vous voulez…	Page
Enregistrer une réunion autour d’une table	Enregistrer une réunion
Entendre aussi vos interlocuteurs de Teams, Meet ou Zoom	Enregistrer une réunion en visio
La même chose dans Firefox ou Safari	Enregistrer une visio dans Firefox ou Safari
Lancer une réunion d’un clic, où que vous soyez dans Chrome	Démarrer une réunion depuis l’extension Chrome
Enregistrer avec votre téléphone	Enregistrer sur son téléphone
Transformer un enregistrement existant en compte rendu	Importer un audio

Ce que vous pouvez régler

• Le micro, appareil par appareil : Ma configuration → Réglages audio — voir Choisir son micro.
• Le son de l’ordinateur, dans Firefox et Safari : au même endroit, carte Son de l’ordinateur — voir Enregistrer une visio dans Firefox ou Safari.
• Le type de réunion, à chaque démarrage sur ordinateur : Réunion avec visio partage l’écran pour entendre vos interlocuteurs (dans Firefox et Safari, elle ouvre le son de l’ordinateur), Réunion en présentiel s’en tient au micro, Annuler renonce à démarrer.
• La langue de l’interface, qui est celle de la transcription.

Votre administrateur choisit le modèle de transcription utilisé en direct.

Exemples

Le point d’équipe en salle. Ordinateur au milieu de la table, Démarrer, Réunion en présentiel. Tout le monde est capté par le micro, sous votre nom ; les actions s’affichent à droite au fil de la discussion.

Un rendez-vous client sur Teams. Vous rejoignez la réunion dans un onglet de Chrome, puis Démarrer, Réunion avec visio, Onglet, la case de l’audio cochée, Partager. Les répliques du client arrivent avec l’étiquette Visio, que vous renommez à son nom.

Un salon, sans réseau. Avec l’application Android, vous enregistrez hors ligne ; la transcription rattrape son retard dès que le téléphone retrouve le réseau.

Un entretien enregistré sur dictaphone. Vous importez le fichier depuis Ma configuration → Importer un audio, puis vous générez le compte rendu.

Voir aussi

• La pause et la fin d’une réunion — suspendre, terminer, reprendre après une coupure
• La transcription — ce qui s’écrit pendant l’enregistrement
• La prise de notes et La détection d’actions — la colonne de droite, pendant la réunion