Envoyer par mail

Avant de commencer

• Vos destinataires, réglés une fois pour toutes — ci-dessous. Sans liste, le mail part à vous seul.
• De préférence, votre compte relié : le mail part alors de votre propre boîte — voir Relier son compte Google ou Microsoft.

Régler vos destinataires

1. Ouvrez Ma configuration → Envoi d’email.
2. Dans la carte Envoyer par mail, tapez une adresse puis Entrée, une virgule ou Ajouter. Une croix sur chaque adresse la retire. Le compteur indique la limite fixée par votre administrateur.
3. Facultatif : réglez l’Objet du mail — voir Nommer les fichiers et l’objet du mail.
4. Cliquez Enregistrer.

« Vous êtes toujours en copie, quoi qu’il arrive » : votre adresse de connexion à myBrief n’a pas à figurer dans la liste, et ne compte pas dans la limite.

Envoyer

1. Ouvrez la réunion, onglet Résumé — ou Transcription.
2. Cliquez Partager, à droite des onglets, puis Envoyer via le tag — ou Envoyer par mail quand le tag de la réunion n’a pas de liste. Le sous-titre de l’entrée dit à qui le mail partira.

Partager affiche « Envoi… » le temps de l’envoi, puis un message confirme : « Document envoyé à … », avec les destinataires — les deux premiers, puis le nombre des autres (« +2 »).

Juste après le premier résumé d’une réunion, la fenêtre Votre résumé est prêt propose aussi l’envoi, sans passer par Partager — voir Ranger et partager après le premier résumé.

Ce que reçoivent les destinataires

• Le document dans le corps du mail, entre une phrase d’introduction et une signature, dans la langue de l’interface.
• Le document en pièce jointe : le résumé en PDF, la transcription en fichier texte. Si le PDF ne peut pas être fabriqué, le mail part sans pièce jointe, et un message le dit.
• L’objet : « Résumé — Point client Dupont », ou votre format.

L’objet et le nom du fichier reprennent le titre de la réunion, aussi juste après la génération. Ce titre est rédigé dans les secondes qui la suivent : un envoi fait plus tôt garde un objet générique.

Deux façons de partir

Le badge de la carte le dit :

Badge	Expéditeur	Destinataires
via votre compte	Votre boîte Gmail ou Outlook ; le mail est dans vos éléments envoyés	Toute la liste, vous en copie
via le relais du serveur	Une adresse d’envoi de myBrief	Vous seul — sauf si votre administrateur autorise le relais à écrire à d’autres, avec votre adresse en « répondre à »

Les tags changent les destinataires

Pour une réunion taguée dont le tag a sa liste, c’est la liste du tag qui reçoit, à la place de la vôtre. Voir Donner une destination à un tag.

Depuis la messagerie de votre téléphone

Pour relire le mail avant qu’il parte, ou l’adresser à quelqu’un de plus :

1. Ouvrez la réunion, onglet Résumé — ou Transcription.
2. Touchez Partager, puis Rédiger dans ma messagerie.

Votre application de mail s’ouvre sur un nouveau message :

• les destinataires sont déjà remplis : ceux du tag de la réunion, sinon votre liste par défaut — les mêmes que l’envoi automatique. Ajoutez-en, retirez-en ;
• l’objet : celui de l’envoi automatique — « Résumé — Point client Dupont », ou votre format ;
• le corps : le document en texte, titres et listes conservés. Pas de pièce jointe : pour le PDF, Télécharger le PDF puis joignez-le vous-même.

C’est votre messagerie qui envoie : le mail part de votre boîte, et myBrief n’en garde aucune trace. Le choix existe sur téléphone seulement, et seulement si votre administrateur a ouvert l’envoi par mail pour ce document.

Un texte trop long pour un mail — une transcription de plus d’une demi-heure environ — est coupé, et le message « Trop long pour un mail : le texte a été coupé… » le signale. Pour l’envoyer en entier : Envoyer via le tag, ou Télécharger.

En cas de problème

Ce qui arrive	Quoi faire
Envoyer n’est pas dans le menu Partager	L’action est fermée par votre administrateur, ou aucun moyen d’envoi n’existe : reliez votre compte.
« Document envoyé à vous seul : ce serveur n’est pas autorisé à écrire à des destinataires externes… »	Le mail est parti par le relais du serveur : reliez votre compte pour qu’il parte de votre boîte à toute la liste.
« Le document est trop volumineux pour être envoyé en pièce jointe… »	Téléchargez-le et envoyez-le vous-même.
« L’envoi par mail a échoué. Réessayez dans quelques instants. »	Réessayez. Si cela se répète, testez l’envoi — voir Tester l’envoi et le dépôt.
« Adresses refusées : … » à l’enregistrement	L’adresse contient un espace, une virgule, des chevrons ou des guillemets : corrigez-la.
Le compte rendu d’un client est parti à votre équipe	La réunion n’avait pas le tag du client.
Rédiger dans ma messagerie n’ouvre rien	Aucune application de mail n’est installée ou configurée sur le téléphone.