Donner une destination à un tag

Un tag peut porter ses destinataires — pour Envoyer par mail — et son dossier — pour Entreposer. Pour une réunion taguée, ils remplacent vos réglages habituels.

Avant de commencer

• Pour le dossier : un compte Google ou Microsoft relié, avec l’accès aux fichiers — voir Relier son compte Google ou Microsoft.
• Pour les destinataires : rien à relier.
• Votre administrateur doit avoir ouvert l’envoi par mail et le dépôt. Fermés, les choix sont grisés et une note le dit ; vos réglages restent enregistrés et reprendront s’il les rouvre.

La fiche du tag

Dans Ma configuration → Mes tags, choisissez le tag dans la liste. Sa fiche pose deux questions, chacune avec deux réponses : la règle commune à tous vos tags, ou une règle à lui. La réponse retenue prend la couleur du tag. Chaque choix s’enregistre aussitôt : il n’y a pas de bouton Enregistrer.

Où ranger ses comptes rendus ?

Avec les autres comptes rendus. Le tag suit la règle commune. La fiche dit où cela mène :

• Directement dans votre dossier principal — par exemple Comptes-rendus ;
• Dans un dossier à son nom, créé au premier dépôt — Comptes-rendus › Client Dupont —, si l’option Un sous-dossier par tag est activée.

Dans un dossier que je choisis. La fenêtre de choix de dossier s’ouvre : choisissez le dossier — y compris dans un Drive partagé ou une bibliothèque SharePoint —, puis Choisir ce dossier. La fiche affiche le dossier et sa bibliothèque, précédés de son logo : Google Drive, OneDrive ou SharePoint. Changer de dossier en choisit un autre. Fermer la fenêtre sans choisir ne change rien.

Revenir à Avec les autres comptes rendus retire le dossier du tag. Le dossier d’un tag se choisit dans la fenêtre : il ne se tape pas.

À qui envoyer ses comptes rendus ?

Aux destinataires habituels. La fiche rappelle qui c’est : « Aujourd’hui : vous seul. », « vous + 2 adresses »…

À des personnes précises. La fenêtre Destinataires du tag s’ouvre : ajoutez les adresses — Entrée, virgule ou Ajouter après chacune —, puis Valider. La fiche les affiche ; Modifier la liste… les change. Ces adresses remplacent vos destinataires habituels pour les réunions de ce tag ; vous restez en copie.

Revenir à Aux destinataires habituels retire la liste du tag ; une liste validée vide aussi.

Les réglages communs

L’entrée Réglages communs, en bas de la liste des tags, montre ce que « les autres comptes rendus » et « les destinataires habituels » désignent :

• le Dossier principal, avec le logo de sa bibliothèque — Modifier dans Entreposer ;
• l’interrupteur Un sous-dossier par tag : chaque tag sans dossier à lui range alors ses comptes rendus dans dossier principal / nom du tag, créé au premier dépôt ;
• les Destinataires habituels — Modifier dans Envoi d’email.

Le dossier principal et les destinataires habituels servent aussi aux réunions sans tag : ils se règlent sur leur page.

Résultat

Pour une réunion rangée dans ce tag, Envoyer par mail et Entreposer suivent ses règles. Le message de dépôt nomme le dossier et la bibliothèque utilisés : « Document déposé dans « Clients/Dupont » (Mon Drive). »

Où d’autre régler la même chose

Ma configuration → Envoi d’email → Destinataires par tag et Ma configuration → Entreposer → Destinations par tag donnent les mêmes réglages, tag par tag, avec un bouton Enregistrer pour la page. Dans Mes tags, chaque geste s’enregistre tout seul.

En cas de problème

Ce qui arrive	Quoi faire
Les choix du rangement sont grisés	Le dépôt est fermé par votre administrateur, ou votre compte n’est pas relié avec l’accès aux fichiers : la note sous les choix dit lequel.
« Reliez votre compte Google ou Microsoft (Ma configuration → Connexion) pour choisir des dossiers. »	Reliez votre compte — voir Relier son compte Google ou Microsoft.
« Impossible d’enregistrer la destination. Réessayez. »	Le serveur n’a pas répondu : la fiche est restée sur l’ancien choix. Réessayez.
Le compte rendu d’un client est parti à vos destinataires habituels	La réunion n’avait pas de tag, ou le tag est réglé sur Aux destinataires habituels. Vérifiez la fiche du tag.