Mettre en place un workflow, pas à pas

Ce guide suit la mise en place d’un workflow du début à la fin, avec un exemple : relancer chaque client qui doit encore de l’argent, à partir du fichier Excel de suivi. Les mêmes questions valent pour n’importe quel processus ; chaque partie renvoie à la page qui détaille la brique.

Avant de commencer

• Les workflows sont réservés aux créateurs d’assistants et aux administrateurs : tuile Workflows de la rangée Espaces.
• Reliez les services dont le travail a besoin (Gmail ou Outlook, Google Drive, l’agenda…) dans Réglages → Comptes connectés : un workflow lit et écrit avec votre connexion.
• Si un assistant connaît déjà le métier (son prompt, ses bases de connaissances), il fera mieux que MIA seule : préparez-le d’abord.

1. Partir du résultat

Écrivez en une phrase ce que vous voulez obtenir à la fin : c’est l’objectif du workflow (Réglages, en haut de l’éditeur) et il guide chaque étape. Puis dites ce que vous recevez au bout : un document, un tableau, des emails partis, des tâches créées.

Exemple — objectif : « Relancer chaque client qui doit encore de l’argent, avec un email personnalisé, sans oublier personne ni écrire deux fois au même. » Résultat : les relances préparées, rassemblées dans le fichier complété.

Le plus simple pour démarrer : Workflows → Nouveau workflow → Décrire à MIA (ou le demander dans le chat). MIA compose un brouillon complet avec ce que vous avez ; vous le relisez avec les questions ci-dessous. Un modèle proche de votre besoin est aussi un bon départ : voir Créer un workflow.

2. Choisir le départ

Deux questions : quand le workflow démarre, et ce qu’il faut lui donner. Le volet du départ s’ouvre sur Quand démarre-t-il ? : une ligne par façon de démarrer, chacune avec son interrupteur.

• Quand vous le lancez (toujours possible) et, si vous l’allumez, Depuis le chat, avec « @ » dans la zone de saisie : vous remplissez ses champs au lancement.
• À heure fixe : chaque jour, chaque semaine… avec les valeurs par défaut de ses champs.
• Quand quelque chose arrive : un email qui arrive, un fichier déposé dans Drive, un logiciel qui appelle son adresse, un autre workflow qui se termine — voir Démarrer sur un évènement.

Les champs du départ (texte, date, nombre, choix, email, oui/non, fichier) forment la Fiche de départ ; un champ Fichier devient une pièce à lui seul. Ne demandez que ce que MIA ne peut pas trouver ailleurs.

Exemple — lancé à la main, un seul champ : Fichier des clients (Excel ou CSV).

3. Découper le travail en étapes et en pièces

Listez ce qu’un collègue ferait, dans l’ordre. Chaque étape remet une seule pièce au dossier, que les suivantes reprennent : c’est ce qui rend un workflow fiable — chacun travaille sur le résultat précis du précédent, pas sur un souvenir de conversation.

Choisissez la forme de chaque pièce selon l’usage qui suit :

La suite doit…	Forme
lire un texte rédigé	Texte
parcourir plusieurs éléments	Liste ou Tableau
tester un montant, une date, un oui/non, écrire à une adresse	Fiche (des champs nommés et typés)
obtenir un fichier Word, PDF, PowerPoint, Excel — ou un script Python, un Markdown, un JSON, un CSV…	Document, avec son type de fichier (voir Créer un fichier de tout format)
obtenir une image, une page web, un itinéraire	Image, Page web ou Carte (faite par un outil de création d’après ce que l’étape prépare)

Donnez aux pièces des noms parlants (« Fiche facture », « Relance ») : vous les citerez partout.

4. Confier chaque étape

Dans le volet d’une étape :

• Qui fait le travail : MIA avec le modèle de votre choix, ou un assistant — il travaille alors avec son prompt, son modèle, ses bases et ses outils.
• Ce qu’elle peut consulter : Internet, vos connecteurs, jusqu’à trois bases de connaissances, un outil par type. Pour vos emails et vos fichiers, des filtres limitent ce qu’elle voit : voir Filtrer les emails et les fichiers.
• Ce qu’elle peut faire dans les outils : lire et rédiger (par défaut), préparer des actions à approuver, ou agir sans validation. À régler ne vous le signale que si l’étape n’a rien pour travailler : ni assistant, ni Internet, ni connecteur, ni outil.

5. Écrire de bonnes consignes

• Une consigne = un travail, écrit comme pour un collègue : le but, ce qu’il faut regarder, la forme attendue, ce qu’il ne faut pas faire.
• Citez les pièces avec @ plutôt que de les décrire : « Rédige une relance pour @[Client en cours] ». Citer un champ (« @[Client en cours › Email] ») met sa valeur exacte.
• Dites les limites : longueur, ton, « n’invente rien : laisse vide ce que le document ne dit pas ». Une étape tourne sans personne devant l’écran : elle ne peut pas vous poser de question.
• Pour une Fiche, nommez précisément ses champs et leur type : une condition ou une livraison les lira tels quels.

6. Placer les contrôles

• Une validation là où une erreur coûte (un montant, un engagement, un email à un client) — ou, plus simple, Je relis la pièce avant la suite dans l’étape. Vous pourrez approuver, corriger, renvoyer avec une remarque : voir Valider et corriger.
• Une condition pour bifurquer : une règle sur une Fiche (sans IA, toujours la même réponse) ou une question à MIA. Une décision de MIA quand il y a plus de deux scénarios. Arrêter le workflow au bout d’une voie qui n’a plus rien à faire : voir Conditions, validations et actions et Laisser MIA choisir la voie.

7. Répéter ce qui doit l’être

Le même travail pour chaque ligne d’un fichier, chaque pièce jointe, chaque fichier d’un dossier, chaque sujet d’un email ? Une boucle pour chaque élément : vous dites ce qu’elle parcourt, ce qu’elle garde, ce qui se passe si un élément échoue, et si les actions préparées se relisent ensemble à la fin — voir Répéter pour chaque élément. Pour refaire une étape jusqu’à un bon résultat, faire patienter le workflow ou être prévenu en route : Boucles, attentes et notifications.

Exemple — une boucle Lignes d’un tableau ou d’un Excel sur le Fichier des clients : colonnes Client, Email, Montant dû, Échéance (touchez Lire les colonnes d’un fichier exemple pour les remplir), règle Montant dû supérieur à 0, Sans doublon sur Email. Dans la boucle, l’étape Rédiger la relance remet un Texte, puis l’action Gmail Préparer l’email l’écrit à l’adresse du client, destinataire limité à @[Client en cours › Email]. Relire toutes les actions ensemble, à la fin de la boucle : vous cochez celles qui partent.

8. Agir dans vos outils

Une action écrit un email, crée un évènement, une tâche, un message Slack, un document Drive. La brique Slack fait l’un ou l’autre : elle publie (dans un canal ou à une personne, avec des fichiers joints) ou elle lit un canal pour en tirer une pièce — voir Lire ou publier dans Slack. Par défaut, elle prépare : une carte attend votre accord. Ne la réglez sur Agir sans validation que pour des gestes sans risque, et jamais sur un workflow lancé par un email reçu — un contenu venu de l’extérieur peut tenter de détourner un assistant.

9. Livrer le résultat

Le livrable rassemble les pièces que vous obtenez à la fin, avec un mot pour conclure. Il peut aussi partir tout seul : par email avec ses pièces jointes, dans Drive, dans Slack, dans une base de connaissances — voir Envoyer le livrable.

10. Relire « À régler » et le coût

Réglages liste ce qui empêche de publier (une consigne vide, une pièce citée qui n’existe pas encore à cet endroit, un service non relié…) et ce qui mérite un coup d’œil ; un clic mène au réglage. Le coût estimé d’une exécution y figure aussi : une boucle le multiplie par son nombre d’éléments. Détail de l’estimation dit ce que coûte chaque brique et sur quoi le chiffre repose ; une fois le workflow lancé quelques fois, le coût réel des dernières exécutions s’affiche à côté.

11. Publier, essayer, ajuster

1. Publier : seule la version publiée s’exécute ; vos retouches suivantes restent en brouillon.
2. Lancer un essai avec un petit fichier : la fenêtre de lancement dit ce qui va se passer et combien de tours fera chaque boucle.
3. Suivez l’exécution en direct ; touchez une brique pour voir ce qu’elle a lu et remis. Une pièce qui ne vous convient pas : renvoyez l’étape avec une remarque, ou corrigez la consigne, republiez, et Reprendre avec la version n — voir Reprendre après une erreur.
4. Recommencez jusqu’à ce que le résultat soit celui que vous attendiez.

12. Le laisser tourner

Programmez-le ou branchez-le sur un évènement, cochez Me prévenir sur mes appareils (Réglages) : vous êtes averti quand une validation vous attend, à la fin ou en cas d’arrêt. Chaque lancement reste dans Workflows → Historique des exécutions, avec ce que chaque brique a fait : voir Revoir l’historique des exécutions.

Erreurs fréquentes

• Une étape « fourre-tout » qui lit, décide et rédige à la fois : découpez-la, le résultat sera plus sûr et plus facile à relire.
• Une pièce citée trop tôt : une brique ne lit que ce qui a été remis avant elle ; À régler le signale.
• Une condition sur un texte : une règle ne lit que les champs d’une Fiche — faites remettre une Fiche à l’étape qui précède.
• Une boucle sans colonnes déclarées : chaque tour reçoit la ligne entière, sans champ à citer ni à filtrer. Déclarez les colonnes que les briques utilisent.
• Des actions vers l’extérieur sans contrôle : gardez les cartes à approuver, ou la relecture groupée en fin de boucle.